Benutzerhandbuch¶

Schritt-für-Schritt durch alle Bedienschritte. Diese Seite ist für Fachkräfte ohne Programmier-Hintergrund geschrieben — Entwickler:innen finden technische Details in der Architektur-Übersicht.

Erster Start¶

1. Passwort vergeben¶

Beim allerersten Öffnen erscheint ein Setup-Screen:

┌─────────────────────────────────────┐
│ 🔒  FEGH-Bericht                  │
│                                     │
│ Bitte vergib ein persönliches       │
│ Passwort zum Schutz der Sozialdaten.│
│                                     │
│ Neues Passwort:  ●●●●●●●●           │
│ Stärke:          [████████░] Stark  │
│                                     │
│ Passwort bestätigen: ●●●●●●●●       │
│                                     │
│ [ Passwort vergeben ]               │
└─────────────────────────────────────┘

Empfehlung: mindestens 14 Zeichen, eine Mischung aus Groß-/Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen. Notiere dir das Passwort an einem sicheren Ort — es lässt sich nicht wiederherstellen.

2. Datenschutzerklärung lesen und unterzeichnen¶

Die App zeigt die vollständige Datenschutzerklärung. Lies sie aufmerksam:

Welche Daten lokal gespeichert werden
Welche Daten an Anthropic / OpenAI übermittelt werden
Welche Restrisiken bestehen (§ 4.3 und § 12)
Welche Pflichten du als Fachkraft übernimmst (§ 11)

Danach: - Häkchen "Ich habe gelesen und verstanden" setzen - Deinen vollständigen Namen eintragen - "Gelesen und bestätigt" klicken

Die Signatur wird mit Zeitstempel und Hash der Erklärung gespeichert.

3. API-Key hinterlegen¶

Über Einstellungen → API:

Anthropic-Key: Erhältst du auf https://console.anthropic.com → Settings → API Keys → "Create Key". Format: sk-ant-…
OpenAI-Key: Erhältst du auf https://platform.openai.com → API Keys → "Create new secret key". Format: sk-… oder sk-proj-…

Klicke auf "Testen" — die App prüft kurz, ob der Key gültig ist, und zeigt ein grünes Häkchen.

4. Modell wählen¶

Provider:  ( ) Anthropic Claude   (•) OpenAI GPT
Modell:    [ gpt-5.4              ▼ ]

Empfehlung für den Anfang: - claude-sonnet-4-6 (Anthropic) oder gpt-5.4 (OpenAI) — Standardberichte, gutes Verhältnis von Qualität zu Kosten. - Für besonders schwierige Fälle: claude-opus-4-7 oder gpt-5.5. - Für Massenberichte: claude-haiku-4-5 oder gpt-5.4-mini.

Neuer Bericht¶

5. Berichtstyp wählen¶

Im Hauptmenü "Neuer Bericht":

Typ	Verwendung
Informationsbericht	Berliner Vorlage v1.01, klassischer Bericht an den Kostenträger

6. Stichpunkte erfassen¶

Der Editor zeigt eine Modul-Palette links und den Bericht in der Mitte. Module per Drag&Drop hinzufügen — oder über das Plus-Menü auswählen.

Typische Module:

Persönliche Daten — Name, Geburtsdatum, Aktenzeichen
Lebenssituation — Wohnsituation, Familie, soziales Umfeld
Diagnostik — ICD-10-Codes, Diagnosenarrativ
Ressourcen — Stärken, Interessen
Bedarf — Hilfebedarf je ICF-Domäne
Ziele — SMART-Ziele
Maßnahmen — Konkrete Schritte mit Anbietern
Prognose — Risiko, Verlauf

Du erfasst Stichpunkte, nicht ausformulierte Sätze. Das Modell macht daraus den Berichtstext.

7. Vorbericht hochladen (optional)¶

Wenn du einen Fortschreibungsbericht erstellst:

"Vorbericht hochladen" → PDF auswählen
Die App extrahiert den Text und legt ihn in den Vorbericht-Slot.

Der Vorbericht hilft dem Modell, Verlaufsbeschreibungen zu erstellen ("Im letzten Berichtszeitraum hatte Herr Müller …").

8. Referenzbericht hochladen (optional)¶

Wenn du einen bestimmten Stil bevorzugst (z.B. die Schreibweise eines Träger-Vorbilds):

"Referenzbericht hochladen" → PDF
Die App pseudonymisiert ihn und nutzt ihn als Stilvorbild.
Inhalt wird nicht übernommen, nur der Sprachduktus.

9. Bericht generieren¶

"Generieren"-Button klicken. Die App:

Pseudonymisiert lokal (Sekundenbruchteile bis ~2 Sekunden).
Zeigt eine Vorschau mit Hervorhebung aller Ersetzungen.

10. Vorschau prüfen¶

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ ✓ 18 Ersetzungen   ⚠ 2 Warnungen                    │
│                                                     │
│ Bitte prüfen (2):                                   │
│ • Möglicher Name erkannt: "Tatjana" – bitte prüfen │
│ • Mögliches Datum gefunden: "13.11" – bitte prüfen │
│                                                     │
│ ─── Gesamter Text der an die API gesendet wird ──  │
│                                                     │
│ [PERSON_001] wohnt in [ADRESSE_001] und besucht    │
│ wöchentlich die Tagesstätte. [BEHANDLER_001] hat   │
│ am [DATUM_001] die Diagnose F20.0 gestellt.        │
│ Tatjana arbeitet im Haushalt mit.                  │
│                                                     │
│ ☐ Ich habe den Text Zeile für Zeile geprüft und    │
│   bestätige, dass keine personenbezogenen Daten    │
│   mehr enthalten sind.                             │
│                                                     │
│ ☐ Ich habe die Warnungen oben einzeln gelesen und  │
│   bewertet. Etwaige Restrisiken übernehme ich in   │
│   meiner fachlichen Verantwortung.                 │
│                                                     │
│         [ Bericht generieren ]   (deaktiviert)      │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

Was du tun musst:

Lies den gesamten Text Zeile für Zeile.
Prüfe jede Warnung in der Liste — meistens sind die Funde harmlos (z.B. Patronyme), aber manchmal hat die Engine einen richtigen Namen übersehen.
Gehe zurück zum Editor, wenn du PII findest, und entferne sie händisch. Wenn ein Vorname fehlt: über "Wörterbuch → Name lernen".
5 Sekunden warten — die App gibt das erste Häkchen erst nach einer kurzen Lesezeit frei.
Beide Häkchen setzen (das zweite nur falls Warnungen).
Klicke "Bericht generieren" — der Knopf wird jetzt aktiv.

11. Warten¶

Die App sendet den pseudonymisierten Text an das LLM und zeigt einen Spinner. Dauer typischerweise: - Sonnet 4.6 / GPT-5.4: 5–15 Sekunden - Opus 4.7 / GPT-5.5: 15–40 Sekunden - Haiku 4.5 / GPT-5.4-nano: 2–8 Sekunden

12. Ergebnis prüfen¶

Nach der Generierung sind die Platzhalter wieder durch die Originale ersetzt. Du siehst den fertigen Bericht mit Klarnamen.

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ ✓ Bericht erfolgreich generiert                     │
│                                                     │
│ API-Verbrauch: 2,8k → 1,6k Token                   │
│ Modell: claude-sonnet-4-6 · Kosten: $0.018          │
│                                                     │
│ ─── Qualität ──────────────────────────────────    │
│ ⚠ Modul "Prognose" wirkt zu kurz                   │
│                                                     │
│ ─── Bericht ───────────────────────────────────    │
│                                                     │
│ Maria Müller wohnt in der Friedrichstraße 12 in    │
│ Berlin-Mitte und besucht wöchentlich die           │
│ Tagesstätte der Lebenshilfe Berlin. Dr. Schmidt    │
│ hat am 15.03.2026 die Diagnose F20.0 …             │
│                                                     │
│ [ Zurück ] [ Kopieren ] [ Als TXT ] [ Als PDF ]    │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

Quality-Check: Die App zeigt mögliche Schwachstellen (zu kurze Module, vage Sprache, fehlende Abschnitte). Du kannst sie ignorieren oder den Bericht überarbeiten.

13. Exportieren¶

Button	Verhalten
Kopieren	Bericht in die Zwischenablage — kann in Word/Outlook eingefügt werden
Als TXT	Speichert eine `.txt`-Datei
Als PDF	Öffnet den PDF-Export-Screen mit Wahl: freier Bericht oder Formular-Vorlage

PDF mit Formular-Vorlage¶

Wenn du die offizielle Berliner Vorlage (Informationsbericht 1.01) nutzen willst:

"Als PDF" → "Mit Vorlage füllen"
Die App füllt Felder wie Name, Aktenzeichen, Berichtszeitraum automatisch aus dem Bericht aus.
Das Ergebnis ist ein druckfertiges PDF mit dem Berliner Layout.

Folgeberichte¶

Wenn du einen Fortschreibungsbericht für dieselbe Klientin erstellst:

"Neuer Bericht" → Typ wählen → "Vorbericht hochladen"
Beim Pseudonymisieren erkennt die App, dass Maria Müller schon beim letzten Bericht bestätigt wurde — der Name landet im Lernspeicher.
Du musst nichts neu lernen lassen.

Über Einstellungen → Wörterbuch kannst du den Lernspeicher einsehen, einzelne Einträge löschen oder das ganze Wörterbuch exportieren.

Settings im Detail¶

API¶

Provider-Wechsel
API-Keys verwalten und testen
Modellwahl
Custom System-Prompts (Fortgeschrittene)

Wörterbuch¶

Gelernte Namen ansehen
Ausgeschlossene Wörter pflegen (z.B. "Lebenswelt" als nicht-Person markieren)
Wörterbuch importieren/exportieren als JSON

Audit-Log¶

Letzte 100 Events anzeigen
Vollständigen Trail als JSON exportieren
Chain-Verifikation prüfen

Datenschutz¶

Aktuelle Signatur ansehen
Datenschutzerklärung neu unterzeichnen (wenn sie sich geändert hat)

Datenverwaltung¶

"Alle Daten löschen" — Voll-Reset (siehe Datenspeicherung § Löschen)

Erscheinungsbild¶

Hell / Dunkel / System
Schriftgröße

Tastatur-Kürzel¶

Aktion	Windows / Linux	macOS
Neuer Bericht	`Ctrl + N`	`⌘ + N`
Speichern	`Ctrl + S`	`⌘ + S`
Generieren	`Ctrl + Enter`	`⌘ + Enter`
Exportieren	`Ctrl + E`	`⌘ + E`
Suche	`Ctrl + F`	`⌘ + F`
App sperren	`Ctrl + L`	`⌘ + L`

Häufige Fragen¶

Was passiert, wenn ich mein Passwort vergesse? Nichts — es lässt sich nicht wiederherstellen. Die einzige Option ist ein "Alle Daten löschen" und Neuanfang. Daher: notieren!

Kann ich den Bericht parallel auf einem zweiten Gerät weiterbearbeiten? Aktuell nicht. Drafts liegen lokal, eine Synchronisation ist in der Roadmap.

Was ist, wenn die API offline ist? Die App zeigt einen Fehler. Der pseudonymisierte Text und der Draft bleiben lokal — du kannst später erneut auf "Generieren" klicken.

Wie ändere ich den Stil eines Berichts? - Anderes Modell wählen (Opus 4.7 → kreativer, Haiku 4.5 → kürzer). - Referenzbericht hochladen. - Custom System-Prompt schreiben (Einstellungen → System-Prompt).