Dienstplanung

Ueberblick

Die Dienstplanung verteilt Schichten auf Mitarbeiter innerhalb eines Teams und im Rahmen der gesetzlichen Arbeitszeit-Vorgaben. Sie ist das zentrale Werkzeug der Teamleitung und speist Zeitnachweis, Abrechnung und Kapazitaetsplanung.

Berechtigung

Planen, aendern, loeschen: Teamleitung und Admin. Eigene Schichten einsehen: alle Mitarbeiter (in Verwaltung + Doku).

Funktionsweise im Detail

Das Problem, das wir loesen

Dienstplanung in einer Betreuungseinrichtung ist kein Kalender- Tetris. Sie verbindet vier parallele Welten, die jede fuer sich schon kompliziert sind:

1. Arbeitsrecht (ArbZG §§3/5): maximal 10 h pro Tag, mindestens 11 h Ruhezeit zwischen Schichten, 48 h Wochenhoechst.
2. Bedarfsdeckung: jede Wohngruppe braucht pro Schicht mindestens eine Fachkraft — fehlt jemand, droht Versorgungsluecke und Haftung gegenueber Klienten.
3. Lohnkosten: Zuschlaege fuer Nacht/Wochenende/Feiertag koennen den Plan teuer machen. Wer am 01. Mai Tagschicht hat, kostet doppelt soviel wie ein Donnerstag-Mittagsdienst.
4. Mitarbeiter-Zufriedenheit: wer dauernd Last-Minute-Aenderungen bekommt, kuendigt. Fair verteilte Wochenenden und realistische Urlaubsplanung halten das Team zusammen.

Ohne strukturierte Dienstplanung hieng e das an einer einzelnen Teamleitung, die den Wochenplan in Excel fuehrt und per Gruppen- WhatsApp teilt. Folge: ArbZG-Verstoesse fallen erst bei der Pruefung auf, Tausche werden nicht dokumentiert, Konflikte entstehen.

FEGH macht die Planung zum strukturierten Prozess mit automatischer Konflikt-Pruefung, Tausch-Workflow und Historie.

Konkretes Szenario: Eine Woche im Leben von Teamleitung Paula

Montag, 10. Februar — Wochenplanung fuer KW 8.

Paula oeffnet Dienstplan → Bulk-Anlage:

• Muster: Fruehdienst Mo-Fr, Mitarbeiterin Mia.
• Zeit: 06:00-14:00, Typ: Regulaer, Standort: WG Hauptstrasse.
• Konflikt-Check laeuft automatisch gegen bestehende Schichten:
• Mia hat am 12. Februar bereits eine Nachtschicht (Mi 22:00-06:00) im Dienstplan. Die Ruhezeit zwischen 06:00 Do und dem neuen Fruehdienst Do 06:00 waere 0 h — §5 ArbZG verlangt 11 h.
• Konflikt-Check: BLOCKIEREND (rot, Liste der Verstoesse).
• Paula klickt Mia aus Do raus, waehlt Bjoern als Ersatz.
• Nochmal pruefen: diesmal nur Warnungen (Bjoern kommt auf 48 h Wochenstunden — Grenze nach §3). Paula bestaetigt mit "Trotzdem speichern".
• 4 Schichten angelegt (Mo-Mi + Fr fuer Mia, Do fuer Bjoern).

Mittwoch, 12. Februar, 14:30 — Mia wird krank.

Sie markiert ihre Fr-Schicht als abgesagt mit Grund "Krankmeldung, AU folgt". System benachrichtigt Paula.

Paula hat zwei Optionen: 1. Neuplanung: selbst Ersatz suchen 2. Tausch-Anfrage: Ersatzschicht ins Team "ausschreiben"

Weil das 48-h-Wochen-Limit fuer Bjoern gilt, ist Tausch der bessere Weg — vielleicht springt jemand ein, der diese Woche noch Kapazitaet hat.

14:40 — Paula startet die Tausch-Anfrage stellvertretend fuer Mia:

• Shift-Detail → "Tausch anbieten"
• Angebot offen fuer das Team (keine konkrete Empfaengerin)
• Grund: "Krankmeldung Mia, Ersatz gesucht fuer Fr 06-14"
• System schreibt ShiftSwapRequest im Status pending.

15:15 — Kollegin Clara nimmt an.

Clara war heute bei Familie besuchend, sieht die Anfrage im Tausch-Anfragen-Screen → Tab "Fuer mich" → klickt "Annehmen". System: - Status pending → accepted - acceptingEmployeeId = clara - Sichtbar fuer Paula im Tab "Leitungs-Freigabe"

15:20 — Paula genehmigt.

• Klickt "Genehmigen" mit Notiz "Danke fuer das Einspringen"
• System:
• Status → approved
• Shift.employeeId wird von Mia auf Clara umgebucht
• Audit-Event shift.swap.approved mit allen IDs
• Clara erhaelt neue Schicht im Doku-App-Kalender ("Meine Schichten")

Donnerstag, 13. Februar, 09:00 — Zeitueberschneidung.

Paula bemerkt, dass Bjoern am Do 12:00-20:00 geplant ist, aber eine Fortbildung 14:00-16:00 auf seinem Kalender steht, die er auch teilnehmen will. Sie oeffnet den Plan, zieht per Drag-Drop die Schicht von 12:00-20:00 auf 18:00-02:00 (Nachtdienst):

• System prueft Konflikte: 11 h Ruhezeit nach dem neuen Start OK, keine Ueberlappung mit anderen Schichten.
• Warn-Dialog: "Nachtdienst hat 1,25x Zuschlag — 8 h × 23 EUR × 1,25 = 230 EUR statt 184 EUR. Trotzdem verschieben?"
• Paula bestaetigt. Schicht ist jetzt Nachtdienst, Lohn-Multiplier greift automatisch. SnackBar zeigt "Rueckgaengig"-Button fuer 5 s.

Freitag, 14. Februar, 16:00 — Wochenaushang.

Paula klickt Wochen-Aushang (PDF):

• PDF-Querformat, KW 8 auf einer Seite
• Mitarbeiter vertikal, Tage Mo-So horizontal
• Schichten als farbige Kacheln nach Typ
• Header mit Team-Name + Woche

Sie druckt ihn aus, haengt ihn ans schwarze Brett. Parallel gibt sie allen Mitarbeitern den iCal-Export: iCal-Export klicken → .ics-Datei herunterladen → ueber beA an alle. Jeder importiert das in Outlook/Apple-Kalender/Google-Kalender und sieht seine Schichten integriert mit privaten Terminen.

Tausch-Anfrage als State-Diagramm

stateDiagram-v2
    [*] --> pending: Antragsteller stellt
    pending --> accepted: Kollege nimmt an
    pending --> declined: Kollege lehnt ab
    pending --> cancelled: Antragsteller zieht zurueck
    accepted --> approved: Teamleitung genehmigt<br/>(Schicht-Umbuchung!)
    accepted --> rejected: Teamleitung lehnt ab
    accepted --> cancelled: Antragsteller zieht zurueck
    approved --> [*]: final
    declined --> [*]: final
    rejected --> [*]: final
    cancelled --> [*]: final

Lohn-Multiplier und Zuschlaege

Die Schicht-Typen wirken auf den Lohn:

Typ	Multiplier	Wirkung bei 23 EUR/h × 8 h
Regulaer	1,00	184 EUR
Ueberstunden	1,50	276 EUR
Wochenende	1,25	230 EUR
Nacht	1,25	230 EUR
Feiertag	2,00	368 EUR

Wichtig: der Multiplier greift auf tatsaechlich geleistete Stunden, nicht auf geplante. Wenn Mia plane 8 h startet aber nach 6 h geht (z. B. Krankheit mitten in der Schicht), wird nur der tatsaechlich geleistete Anteil mit Multiplier berechnet.

Konflikt-Check — was geprueft wird

Die ShiftConflictChecker-Klasse prueft jede neue oder verschobene Schicht gegen:

Regel	Paragraph	Severity
Doppelbelegung (Ueberlappung beim selben MA)	–	BLOCKIEREND
> 10 h Tagesarbeit	§3 ArbZG	BLOCKIEREND
< 11 h Ruhezeit zwischen Schichten	§5 ArbZG	BLOCKIEREND
> 48 h / Woche (Rolling 7 Tage)	§3 ArbZG Abs. 2	WARNUNG

Die App trennt harte Verstoesse (blockieren) von weichen (warnen, Benutzer kann trotzdem speichern). Wochenlimit ist als Warnung implementiert, weil es im 6-Monats-Durchschnitt erfuellt werden darf (§3 ArbZG Abs. 2) — die App kennt aber nur die eine Woche.

iCal-Export: was drin ist und was nicht

Der Export folgt RFC 5545:

• UTF-8 ICS-Datei
• Pro Schicht ein VEVENT mit DTSTART/DTEND in UTC (...Z)
• UID = <shiftId>@fegh
• SUMMARY: "Dienst — "
• DESCRIPTION: Team, Pause, Notiz (newlines escaped)
• LOCATION: Standort (falls gesetzt)
• STATUS: CONFIRMED / CANCELLED / TENTATIVE
• Abgesagte Schichten werden nicht exportiert (wuerde nur verwirren)

Rechtlicher Hintergrund

• §3 ArbZG — 8 h werktaeglich, max. 10 h, im Schnitt 48 h/Woche.
• §5 ArbZG — 11 h Ruhezeit zwischen Schichten.
• §4 ArbZG — Pausen ab 6 h Arbeit.
• §16 ArbZG — Aufzeichnungspflicht (2 Jahre); Dienstplan-Historie deckt das ab.
• §87 BetrVG — Mitbestimmung bei Dienstplan; Betriebsrat kann Bulk-Anlagen und Aenderungen nach Mitbestimmungsvereinbarung einsehen.
• EuGH C-55/18 (2019) — objektive und verlaessliche Arbeitszeiterfassung Pflicht; Dienstplanung als Soll-Vorgabe reicht nicht, Ist-Zeit muss zusaetzlich dokumentiert sein.

Schicht-Felder

Feld	Beschreibung
Mitarbeiter	Wer uebernimmt die Schicht
Team	Kontext (ein Mitarbeiter kann in mehreren Teams sein)
Startzeit / Endzeit	Geplante Dauer
Typ	Regulaer, Ueberstunden, Feiertag, Nacht, Wochenende — beeinflusst den Lohn-Multiplikator
Status	Geplant, Laufend, Abgeschlossen, Abgesagt, Nicht erschienen
Standort	Optional (z. B. "WG Hauptstrasse")
Beschreibung	Kurzer Zweck ("Fruehdienst", "Nachtbereitschaft")
Pause	Minuten, werden von Istzeit abgezogen
Stundenlohn	Default aus Mitarbeiter-Profil, pro Schicht ueberschreibbar

Lohn-Multiplikatoren

Typ	Faktor	Bedeutung
Regulaer	1.00	Normale Werktag-Schicht
Ueberstunden	1.50	Zuschlagsfaehige Mehrarbeit
Nacht	1.25	22:00 – 06:00
Wochenende	1.25	Samstag ab 00:00 bis Sonntag 24:00
Feiertag	2.00	Gesetzliche Feiertage nach Bundesland

Die Multiplikatoren wirken nur auf die tatsaechlich geleisteten Stunden (Ist-Zeit minus Pause), nicht auf die Planung.

Planung

Einzelschicht

Neue Schicht oeffnet den Schichtdialog mit Konflikt-Pruefung. Beim Speichern wird gegen bestehende Schichten desselben Mitarbeiters geprueft (Ueberlappung, ArbZG-§3/§5-Regeln).

Bulk-Anlage

Bulk-Anlage erzeugt mehrere Schichten aus einem Muster (z. B. "Fruehdienst Mo-Fr fuer 4 Wochen"). Vor dem Speichern laeuft der Konflikt-Check ueber den gesamten Bulk-Satz:

• Blockierend: Ueberlappung oder ArbZG-Verletzung → Abbruch mit Liste
• Warnung: Enger Rhythmus (z. B. >10h Dienst am Stueck) → Bestaetigen erforderlich

iCal-Export

Jeder Dienstplan kann als .ics-Datei heruntergeladen werden (Button "iCal-Export"). Import in Outlook, Apple Kalender, Google Calendar, Thunderbird. Abgesagte Schichten werden nicht exportiert.

Aushang

Der Wochen-Aushang erzeugt eine PDF-Querformat-Ansicht aller Schichten eines Teams fuer eine Woche — zum Ausdrucken und Aushaengen. Darstellung: Mitarbeiter vertikal, Tage horizontal, Schichten als farbige Zellen nach Status/Typ.

ArbZG-Konflikte

Die Konflikt-Pruefung erkennt:

• §3 ArbZG: > 10h werktaegliche Arbeitszeit ohne Ausgleich
• §5 ArbZG: < 11h Ruhezeit zwischen zwei Schichten
• Doppelbelegung: Mitarbeiter in derselben Zeit schon verplant
• Bereichs-Mismatch: Mitarbeiter ohne Qualifikation fuer Klienten-Bundesland

Mitarbeiter-Sicht (Doku)

Die Doku-App zeigt Mitarbeitenden ihre eigenen Schichten als Read-only-Liste im Screen Meine Schichten. Quittung (Start/Ende) erfolgt ueber die Zeiterfassung in der Doku; der Status-Sync fliesst zurueck in die Verwaltung.

Integration

• Zeitnachweis uebernimmt Ist-Zeiten der Schicht
• Kapazitaetsplanung bilanziert geplante Stunden vs. Budget
• Wirkungsmessung nutzt Schichtkontext fuer "Fachleistungsstunden bei Klient"