Berichte¶

Ueberblick¶

Das Berichte-Modul exportiert Daten aus der Verwaltungs-App in PDF, XLSX, CSV und XRechnung UBL. Jeder Bericht ist vorlagenbasiert (fegh_pdf_kit), signierbar und reproduzierbar aus gespeichertem Stand.

Berechtigung

Berichte erstellen: alle Mitarbeiter (nur eigene Daten) oder Teamleitung (Team-Sicht) oder Admin (organisationsweit).

Funktionsweise im Detail¶

Das Problem, das wir loesen¶

Eine Einrichtung produziert im Jahr Dutzende unterschiedliche Berichte an sechs verschiedene Zielgruppen:

Kostentraeger: Quartalsberichte, Jahresberichte, Wirksamkeits- nachweise, Rechnungen.
Lohnbuchhaltung: Monats-Zeitnachweise, Lohnsteuer-Monatsabschluss.
Finanzamt: Jahresabschluss, USt-Voranmeldung.
Betriebsrat: Ueberstunden-Uebersichten, Krankenquote.
Einrichtungsleitung: Kennzahlen, Team-Auslastung, Budget-Stand.
Aufsichtsbehoerden (LfDI, Heimaufsicht): anlassbezogen.

Jede Zielgruppe erwartet unterschiedliches Format, unterschiedliche Detail-Tiefe, unterschiedliche Rechtsgrundlagen. Ohne strukturiertes Berichts-Modul sitzt die Verwaltungskraft stundenlang an Copy-Paste aus 5 Excel-Tabellen. Die Verwaltungs-App buendelt diese Berichte als Template-basierte Export-Pipeline: einmal die Grundlage pflegen, Bericht auf Knopfdruck in passendem Format.

Konkretes Szenario: Der Monatsabschluss im April¶

01. Mai, 08:00 Uhr — Admin Anja startet den Monatsabschluss fuer April.

Sie arbeitet eine Checkliste ab:

Zeitnachweise fuer alle 25 Mitarbeiter als PDF → drucken, in die Mitarbeiter-Postfaecher zur Unterschrift.
Team-CSV-Export fuer Lohnbuchhalter: alle Schichten April, mit Lohn-Multipliern.
Klienten-Monatsberichte: pro aktivem Klient eine kurze PDF mit geleisteten FLS, Wirkungsmessungs-Snapshot, Abwesenheiten.
Kassenbuch-Monatsauszuege: pro Klient mit Kassenbuch, PDF, Signaturen inkludiert.
Kapazitaets-Report fuer sie selbst: Team-Auslastung April, Trend.
XRechnungen: Monatslauf starten fuer Sozialamt (siehe Fachleistungsstunden im Doku-Wiki).

Dauer: in der Verwaltungs-App typisch 20 Minuten (Klicks + PDF-Ansicht). Ohne App: ein halber Tag.

02. Mai — Versand.

XRechnung XML → OZG-RE Portal hochladen, Status "Versendet".
Zeitnachweise-PDFs → Mitarbeiter Rueckgabe nach Unterschrift → Archiv.
CSV → Lohnbuchhaltung per beA.
Klienten-Monatsberichte → optional an Sozialamt (nur wenn vertraglich vereinbart; nicht alle verlangen monatlich).

Berichts-Typen im Ueberblick¶

Bericht	Format	Zyklus	Zielgruppe
Zeitnachweis pro MA	PDF	Monat	Lohnbuchhaltung, Mitarbeiter
Team-CSV Arbeitszeit	CSV	Monat	Lohnbuchhaltung
Klient-Monatsbericht	PDF	Monat	intern + optional Kostentraeger
Kassenbuch-Monatsauszug	PDF	Monat	Klient, Betreuer, intern
Wochen-Aushang Dienstplan	PDF	Woche	Mitarbeiterraum
Kapazitaets-Report	PDF	Monat	Einrichtungsleitung
XRechnung	UBL-XML	Monat	Kostentraeger elektronisch
BtM-Bestandsliste	CSV/PDF	Quartal	interne Kontrolle
Jahresbilanz	PDF	Jahr	Leitung, Steuerberater
Wirksamkeitsbericht (Klient)	PDF	jaehrlich/bei Bedarf	Hilfeplan-Konferenz

PDF-Design-System¶

Alle PDFs nutzen den gemeinsamen fegh_pdf_kit-Baukasten:

Einheitliche Farbpalette (primary/accent/warn/muted)
Header-Baustein mit Logo + Titel + Aktenzeichen
KPI-Kacheln fuer Kennzahlen
Tabellenstil mit Zebra-Zeilen
Roboto-Schrift (embedded, auch auf Behoerdenrechnern sichtbar)
Fuss-/Kopfzeile einheitlich

Wenn die Einrichtung ihr Logo oder Farben anpassen will, wird das in den PDF-Kit-Tokens zentral geaendert — nicht pro Bericht.

Exportwege¶

Ein erzeugter Bericht wird nicht automatisch auf den Cloud-Speicher abgelegt — die Entscheidung trifft der Mitarbeiter:

Download auf PC (Default) — ins lokale Verzeichnis
Per Mail senden (noch nicht aktiv) — geplantes Feature
In Cloud ablegen — explizit auswaehlen; landet im Team- Ordner unter reports/YYYY-MM/

Fuer rechtssichere Archivierung empfiehlt sich ein separates DMS (ecoDMS, Docuware) mit OCR.

Rechtlicher Hintergrund¶

§14a UStG + ERechVBln — elektronische Rechnung an Behoerden seit 2020 Pflicht.
HGB §257 + AO §147 — Aufbewahrungspflicht 10 Jahre fuer Rechnungen, 6 Jahre fuer sonstige Geschaeftsunterlagen.
§128 SGB IX — Wirksamkeitsnachweis; Bericht pro Klient als Nachweis.
§21 SGB IX — Teilhabeplanung; Klient-Monatsberichte sind Bestandteil der laufenden Teilhabeplanung.
Art. 30 DSGVO — Verzeichnis der Verarbeitungstaetigkeiten; Berichte dokumentieren, welche personenbezogenen Daten wann verarbeitet wurden.

Standard-Berichte¶

Zeitnachweis (PDF)¶

Pro Mitarbeiter und Monat. Enthaelt Schichtdetails, Pausen, Ist/Soll-Stunden, Unterschriftszeile.

Teamzeit-Nachweis (XLSX)¶

Pro Team und Monat — alle Mitarbeiter, eine Zeile je Schicht, mit Stundenlohn und Bruttobetrag. Fuer die Lohnbuchhaltung.

Monatsbericht Klient (PDF)¶

Pro Klient und Monat. Enthaelt:

Betreuungszeiten (aus Arbeitszeiterfassung, Typ Betreuung)
Wirkungsmessung-Snapshot (aktueller Zielfortschritt)
Abwesenheiten (Klient, z. B. Krankenhaus)
Anzahl BtM-Gaben (wenn anwendbar)
Kassenbuch-Monatsabschluss-Saldo (wenn anwendbar)

Kassenbuch-Monatsauszug (PDF)¶

Pro Klient und Monat. Saldo Monatsanfang, Einzelbuchungen, Endsaldo, Unterschriften freigegebener Eintraege.

XRechnung UBL (XML)¶

Pro Rechnung, fuer elektronische Rechnung an Bezirk/Sozialamt. Validiert gegen KoSIT-Schematron. Ausgabe als UBL 2.1 XML mit BT-Feldern und PEPPOL-BIS-3.0-Profil.

Wochen-Aushang (PDF)¶

Pro Team und Woche. Matrix Mitarbeiter × Tage, zum Ausdrucken.

Kapazitaets-Report (PDF)¶

Pro Team oder Bereich und Monat. Soll/Plan/Bedarf-Bilanz.

Aushang Dienstplan (PDF)¶

Querformat, ideal zum Aushaengen in Mitarbeiterraeumen.

BtM-Bestandsliste (CSV/PDF)¶

Alle BtM-Medikamente der Einrichtung mit aktuellem Bestand, letzter Gabe und Vernichtungsstand.

Ausgabe-Formate¶

Format	Geeignet fuer
PDF	Druck, Archivierung, Unterschrift
XLSX	Weiterverarbeitung (Lohn, Buchhaltung)
CSV	Import in Drittsysteme
XRechnung UBL	Elektronische Rechnung gegenueber oeffentlichen Auftraggebern
iCal (.ics)	Kalender-Import (Outlook, Google, Apple)

Design-System¶

Alle PDFs nutzen das gemeinsame fegh_pdf_kit mit:

FEGH-Farbpalette (primaer, accent, warn, muted, text)
Roboto Regular + Bold
Header mit Organisation, Berichtstitel, Aktenzeichen
KPI-Kacheln fuer Kennzahlen
Tabellen mit abwechselnder Zeilenfarbe
Fussdaten mit Erstellungszeit und App-Name

Archivierung¶

PDFs werden nicht automatisch auf den Cloud-Speicher abgelegt — Entscheidung des Sachbearbeiters, wohin exportiert wird. Fuer rechtssichere Archivierung empfiehlt sich ein externes DMS (z. B. ecoDMS, Docuware) mit OCR.