Kapazitaetsplanung¶

Ueberblick¶

Die Kapazitaetsplanung bilanziert Soll (vertraglich verfuegbare Stunden) gegen Ist (geplante und geleistete Stunden) und stellt sicher, dass Teams ihren Leistungsumfang fuer die zugewiesenen Klienten erbringen koennen — ohne Ueberlast oder Unterauslastung.

Berechtigung

Kapazitaet einsehen: Teamleitung (eigenes Team) und Admin (alle). Bearbeitung der Grundwerte: Admin.

Funktionsweise im Detail¶

Das Problem, das wir loesen¶

Eingliederungshilfe funktioniert nur, wenn Bewilligungen und Arbeitskraft zueinander passen. Ueber-/Unter-Deckung kostet:

Ueber-Deckung (mehr FLS bewilligt als Kapazitaet): Wartelisten fuer Klienten, verlorene Bewilligungen, Image-Schaden.
Unter-Deckung (mehr Stunden gearbeitet als bezahlt): Lohnkosten ohne Refinanzierung — die Einrichtung legt Geld drauf.

Ohne Kapazitaetsplanung bemerkt eine Einrichtung das erst beim Jahresabschluss der Buchhalterin. Zu spaet. Das Kapazitaets- Dashboard macht die Bilanz zu jedem Zeitpunkt sichtbar und zeigt 3 Monate in die Zukunft: welche Wochen drohen rot, welche Klienten brauchen eine Bedarfsfortschreibung.

Konkretes Szenario: Jahresplanungs-Meeting im Dezember¶

05. Dezember 2026 — Admin Anja bereitet die Jahresplanung fuer 2027 vor.

Sie oeffnet Kapazitaet → 2027 Ueberblick:

Soll-Stunden 2027 (alle 25 Mitarbeiter, 40h-Schnitt): 52.000 h
Abzug Urlaub/Krank-Schnitt (14%): -7.280 h → 44.720 h Netto
Bereits bewilligte FLS aus Klient-Akten 2027: 38.500 h

Differenz: +6.220 h freie Kapazitaet = 12 % Puffer.

Die Kennzahlen pro Team:

Team	Soll 2027	Ist-Klienten-Bedarf	Prozent
Hauptstrasse	10.400 h	10.800 h	104 % ⚠
Gruenstrasse	8.300 h	7.200 h	87 %
Mobil	12.500 h	10.500 h	84 %
Tagesstruktur	13.500 h	10.000 h	74 %

Befund: - Hauptstrasse ist ueberbucht. Zwei Klienten koennen im Jahresverlauf nicht voll versorgt werden. - Tagesstruktur hat Luft — 3.500 h nicht verteilt.

Entscheidung im Meeting:

Umverteilung: Klient 1 aus Hauptstrasse, der perspektivisch in die Tagesstruktur passt, wird im zweiten Quartal 2027 verlegt.
Neueinstellung: 1 Halbtagskraft fuer Hauptstrasse (20 h/Woche = 1.040 h/Jahr) — deckt die verbleibende Ueberschreitung.
Akquise: Tagesstruktur-Team hat Luft fuer 3 neue Klienten; Sozialarbeiterin nimmt Kontakt zum Bezirksamt auf, die haben eine Warteliste.

3-Monats-Planungs-Horizont als Diagramm¶

flowchart LR
    W1[Woche 1-12<br/>Dienstplan konkret]
    W2[Woche 13-26<br/>Bewilligung vs. Soll]
    W3[Woche 27+<br/>Grobplan]

    W1 -.detailliert.-> Heute
    W2 -.Lueckenalarm.-> Heute
    W3 -.nur-Monatssumme.-> Heute

    Heute[Admin-Dashboard<br/>Heute]

    Heute --> R[Rot: Fehldeckung > 10%]
    Heute --> G[Gelb: eng 95-105%]
    Heute --> GR[Gruen: 70-95%]

    R -.Aktion.-> E[Eskalationsoptionen]
    E --> Z[Zusatzschichten]
    E --> U[Umverteilung]
    E --> X[Extern beauftragen]
    E --> B[Bedarfskorrektur]

Das 3-Monats-Rollende-Dashboard¶

Die praktikabelste Sicht ist nicht das Jahr, sondern die naechsten drei Monate. Das Dashboard aktualisiert sich wochenweise:

Woche 1-12: konkret geplant via Dienstplan + Urlaubsantraege
Woche 13-26: Soll-Kapazitaet gegen offene Bewilligungen
Woche 27+: nur noch Grobplan, ohne Detail

Wochen mit Fehldeckung > 10 % werden rot markiert — die Teamleitung weiss, dass sie handeln muss (Zusatzschichten, Umverteilung, Tausch-Anfragen).

Eskalationsoptionen¶

Bei Fehldeckung hat die Teamleitung typisch vier Hebel:

Zusatzschichten anbieten — Springer oder Teilzeitkraefte fragen (Tausch-Anfrage-Workflow kann hier missbraucht werden: jemand bietet Mehrarbeit an, Lead nimmt an).
Umverteilung Klient — in ein anderes Team, wenn dort Kapazitaet und fachlich passend.
Externe Unterstuetzung — Zeitarbeit oder freie Kraefte einkaufen, wenn die Einrichtung das bilanziell darstellen kann.
Bedarfskorrektur — mit Kostentraeger ueber weniger FLS verhandeln, wenn der Klient gesundheitlich besser dasteht. Realistisch nur mit neuem Bescheid, dauert Monate.

Alle Entscheidungen werden im Audit-Log vermerkt (als Management- Entscheidungen), damit bei spaeteren Nachfragen nachvollziehbar ist, warum gehandelt wurde.

Rechtlicher Hintergrund¶

§125 SGB IX — Verguetungsvereinbarung zwischen Traeger und Leistungserbringer. Kapazitaetsplanung stellt sicher, dass vereinbarte Leistungen erbracht werden koennen.
§17 Abs. 2 ArbSchG — Sichere Arbeitsbedingungen; Ueberlastung einzelner Mitarbeiter ist Arbeitsschutzverstoss.
EU-Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG — Rahmen fuer ArbZG; 48-h-Wochen-Durchschnitt im 6-Monats-Fenster.
HGB §289 — Lagebericht bei groesseren Einrichtungen; Kapazitaetsausnutzung ist berichtspflichtig.

Kern-Kennzahlen¶

Kennzahl	Berechnung
Soll-Stunden Monat	Summe der Wochenarbeitszeiten aller aktiven Mitarbeiter × Arbeitswochen
Abwesenheits-Soll	Soll-Stunden abzueglich Urlaub/Krankheit/Fortbildung
Plan-Stunden	Summe aller geplanten Schichten des Monats
Ist-Stunden	Summe erfasster Zeit-Eintraege
Klienten-FLS-Bedarf	Summe der FLS pro Klient (siehe Fachleistungsstunden im Doku-Wiki)
Fehldeckung	Bedarf − Plan

Dashboard-Kacheln¶

Team-Auslastung: Prozent Plan/Abwesenheits-Soll. Ideal 90–105 %.
Bereichsauslastung: Analog, aber nach Bereich (Eingliederungshilfe, Familienhilfe, …)
Fehldeckung: Rote Balken, wenn Bedarf > Plan
Ueberlast: Rote Balken, wenn Plan > Abwesenheits-Soll × 1.10

Planung auf 3 Monate¶

Der Planungshorizont ist 3 Monate. Fuer jeden Monat:

Urlaubsantraege und Krankmeldungen flossen in Abwesenheits-Soll
Dienstplan-Bulks erzeugen die Plan-Stunden
FLS aus den Klienten-Plaenen ergeben den Bedarf
Dashboard markiert Wochen mit Deckungsluecken

Eskalation¶

Bei Fehldeckung hat die Teamleitung Optionen:

Zusatzschichten — Mitarbeiter mit Verfuegbarkeit fragen (Tausch-Anfrage-Workflow)
Umverteilung — Klienten in anderes Team, wenn Kapazitaet dort
Externe Unterstuetzung — Zeitarbeit oder freie Kraefte (separat zu buchen)
Bedarfskorrektur — mit Leistungstraeger Rahmen anpassen

Alle Massnahmen werden im Audit-Log protokolliert.

Reports¶

Monatsbericht Kapazitaet zeigt den ganzen Monat-Plan-Durchfluss mit farblich markierten Hotspots — Grundlage fuer Rueckmeldungen an Kostentraeger und interne Retrospektiven.