Urlaub und Abwesenheiten¶

Ueberblick¶

Das Abwesenheiten-Modul verwaltet Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Elternzeit und sonstige Nicht-Arbeitszeiten. Abwesenheiten sperren automatisch Schichten im Dienstplan und fliessen in die Kapazitaets- und Lohnberechnung ein.

Berechtigung

Eigene Antraege stellen: alle Mitarbeiter. Genehmigen/ablehnen: Teamleitung. Globale Sichten: Admin.

Funktionsweise im Detail¶

Das Problem, das wir loesen¶

Urlaub ist in der Eingliederungshilfe mehr als "bezahlte freie Zeit":

Rechtlich muss jeder Mitarbeiter mindestens 20 Tage pro Jahr (bei 5-Tage-Woche) nehmen — BUrlG §3.
Organisatorisch darf nie die gesamte Fachkraefte-Belegung gleichzeitig weg sein — Bedarfsdeckung muss gesichert bleiben.
Finanziell muss Urlaub waehrend Kostentraeger-Bewilligungen geplant werden; sonst droht Ueber-/Unter-Abrechnung.
Abrechnungstechnisch ist Urlaubszeit im FLS-Stundensatz bereits eingepreist (Kalkulationsfaktor 1,33) — trotzdem muss der individuelle Saldo stimmen.

Ohne Urlaubsmanagement passiert eins von beidem: Urlaub wird nicht genommen (gesundheitlich problematisch + am Jahresende aufwaendige Uebertragung), oder zu viel Urlaub landet auf dem Konto.

Konkretes Szenario: Urlaubsantrag mit Konfliktpruefung¶

05. Juni — Mitarbeiterin Clara will Sommerferien vom 22. Juli bis 12. August.

Sie oeffnet Urlaub → Neuer Antrag
Typ: Urlaub
Zeitraum: 22.07. - 12.08. (22 Tage, davon 15 Arbeitstage)
Begruendung optional: "Familienferien Italien"
Senden

System prueft sofort:

Anspruch: Clara hat 20 Tage Jahresurlaub, 3 bereits verbraucht (Ostern) — 15 Tage verbleibend. Antrag passt exakt.
Team-Konflikte: Im Zeitraum sind Mia und Daniel bereits auf Urlaub. Das Team "Hauptstrasse" waere mit 3 von 5 Fachkraeften weg → gelbe Warnung: "Unterdeckung moeglich; Teamleitung bitte pruefen."
Bestehende Schichten: Clara hat im Zeitraum 12 geplante Schichten → System markiert sie als "umzuplanen" (noch nicht storniert).

06. Juni — Teamleitung Lars entscheidet.

Lars oeffnet seinen Inbox-Tab Abwesenheits-Antraege:

Claras Antrag mit allen Warnungen
Er prueft: Mia kommt am 29.07. zurueck, Daniel ab 01.08. — also ist die Unterdeckung nur vom 22.07. bis 28.07. akut (3 Mitarbeiter weg gleichzeitig, 2 da).
Er ruft Clara an, bietet ihr an, statt 22.07. erst am 29.07. zu starten. Clara lehnt ab (Flug gebucht). Lars nimmt das zur Kenntnis.
Alternative: Er spricht mit Springerin Frida, die bereit ist, die Tage 22.-28.07. einzuspringen.
Genehmigung mit Notiz: "Springerin Frida deckt 22.-28.07. ab."

06. Juni, 18:30 Uhr — System arbeitet.

Bei Genehmigung passiert automatisch:

Urlaubskonto: Clara 15/15 Tage verbraucht — ausgeschoepft
Bestehende Schichten 22.07.-12.08.: Status cancelled, Grund "Urlaub genehmigt"
Abwesenheits-Eintrag wird im Dienstplan sichtbar (gruene Leiste)
iCal-Export enthaelt Claras "Abwesend"-Tage als Freizeit-Block — andere sehen im Kalender, wann sie unerreichbar ist
Audit-Event absence.approved mit Zeitraum + Typ + Genehmigter

05. Juli — Frida bestaetigt Springerschichten.

Lars legt die Ersatzschichten an, zugewiesen zu Frida. Konflikt- Check laeuft: keine Verstoesse. Gespeichert.

20. Juli — Erinnerung an Clara.

2 Tage vor Urlaubsbeginn bekommt Clara eine Benachrichtigung: "Morgen letzter Arbeitstag vor Urlaub. Uebergabe erledigt? Schichten abgegeben?"

12. August — Rueckkehr.

Clara ist zurueck. System wechselt ihren Status automatisch zurueck auf aktiv (kein manueller Eingriff noetig).

Urlaubsantrag-Flow als Diagramm¶

flowchart TD
    Start([Mitarbeiter stellt Antrag]) --> Check[System-Pruefung]
    Check --> Anspruch{Anspruch<br/>verbleibend?}
    Anspruch -->|nein| Reject[Antrag abgelehnt:<br/>Kontostand]
    Anspruch -->|ja| Conflict[Konflikt-Check<br/>Team-Unterdeckung?]
    Conflict --> Notice[Teamleitung-Inbox]
    Notice --> Decision{Leitung entscheidet}
    Decision -->|genehmigen| Approve[Schichten stornieren<br/>Konto abbuchen<br/>iCal-Export]
    Decision -->|ablehnen| Rej[mit Begruendung]
    Approve --> End([gruene Leiste im Kalender])
    Rej --> End2([Antrag mit Grund archiviert])
    Reject --> End2

Typen der Abwesenheit im Ueberblick¶

Typ	Urlaubskonto	Lohn	Genehmigung
Urlaub	ja (Abzug)	voll	Teamleitung
Krankheit	nein	Fortzahlung bis 6 Wochen (§3 EFZG)	automatisch, Arbeitgeber-Meldung
Fortbildung	nein	voll	Admin (Weiterbildungsbudget)
Unbezahlter Urlaub	nein	0	Admin
Elternzeit	nein	ElterngGeld separat	Admin (lange Planung)
Freistellung	individuell	individuell	Admin
Sonstige	individuell	individuell	Admin

Krankmeldung — sofort, nicht antraegsgebunden¶

Krankmeldungen sind nicht genehmigungspflichtig (§5 EFZG): Der Mitarbeiter meldet sich sofort krank, ohne Warten auf Lars' Entscheidung. System erzeugt den Abwesenheits-Eintrag direkt, storniert Schichten, benachrichtigt die Teamleitung fuer Ersatz.

AU-Bescheinigung wird ab Tag 3 eingefordert (App-Erinnerung am Morgen des dritten Krankheitstages mit Upload-Link). Ohne AU nach 3 Tagen: Lohnfortzahlungsanspruch kann strittig werden.

Urlaubskonto-Mechanik im Detail¶

Pro Mitarbeiter haelt die App drei Werte:

jahresanspruch — typisch 20-30 Tage (aus Vertrag, anteilig bei Teilzeit)
resturlaubVorjahr — uebertragbar bis 31.03. des Folgejahrs (§7 Abs. 3 BUrlG) — danach verfaellt
verbraucht — Summe aller genehmigten Urlaubstage dieses Jahres

verbleibend = jahresanspruch + resturlaubVorjahr - verbraucht

Wird ein Urlaub storniert (z. B. Krankmeldung mittendrin), werden die Tage automatisch auf das Konto zurueck gebucht. Der Mitarbeiter sieht die Aenderung sofort.

Rechtlicher Hintergrund¶

§1 + §3 BUrlG — mindestens 20 Tage Urlaub pro Jahr bei 5-Tage-Woche.
§5 EFZG — Anzeigepflicht bei Krankmeldung sofort; AU-Bescheinigung ab Tag 3.
§3 EFZG — Entgeltfortzahlung 6 Wochen.
§15 BEEG — Elternzeit-Antraege 7 Wochen vor Beginn, schriftlich.
§7 BUrlG — Urlaubsfestlegung + Uebertragungs-Regeln.
§87 BetrVG — Mitbestimmung bei Urlaubsgrundsaetzen und Urlaubsplanerstellung.

Abwesenheitstypen¶

Typ	Beschreibung	Auf Urlaubskonto?
Urlaub	Regulaerer Jahresurlaub	Ja (Abbuchung)
Krankheit	Krankschreibung (AU)	Nein
Fortbildung	Dienstlich angeordnet	Nein (bezahlte Arbeitszeit)
Unbezahlter Urlaub	Sonder-Urlaub ohne Lohn	Nein
Elternzeit	Gesetzliche Elternzeit	Nein (langfristig)
Freistellung	Interne Freigabe	Individuell
Sonstige	Mit Pflicht-Begruendung	Individuell

Urlaubskonto¶

Jeder Mitarbeiter hat ein Urlaubskonto:

Jahresanspruch aus Arbeitsvertrag (Default: 30 Tage bei Vollzeit, anteilig bei Teilzeit)
Resturlaub Vorjahr — uebertragbar bis 31.03. des Folgejahrs
Verbrauchter Urlaub — laufende Summe aus genehmigten Urlaubseintraegen
Verbleibend — Anspruch − Verbrauch

Workflow Urlaubsantrag¶

Mitarbeiter stellt Antrag mit Zeitraum und Begruendung (optional)
System prueft: Anspruch vorhanden? Konflikt mit bestehenden Schichten? Krankmeldung derselben Periode?
Teamleitung erhaelt Benachrichtigung, genehmigt oder lehnt ab
Bei Genehmigung: Schichten im Zeitraum werden storniert (oder zur Umplanung markiert), Urlaubskonto belastet
Bei Ablehnung: Grund wird im Antrag dokumentiert, Antrag bleibt fuer Historie

Krankmeldung¶

Krankmeldungen sind sofort wirksam (keine Genehmigung noetig). Arbeitsunfaehigkeitsbescheinigung wird optional als Beleg hochgeladen (analog Beleg-Upload im Kassenbuch).

Krankmeldung ab Tag 1 pflicht, AU-Bescheinigung ab Tag 3 (§5 EFZG). Die App erinnert, wenn nach 3 Tagen noch kein Beleg hochgeladen ist.

Dienstplan-Integration¶

Bei genehmigter Abwesenheit:

Betroffene Schichten bekommen Status "abgesagt" mit Grund
Neuplanung ist dringend: Dashboard zeigt betroffene Teams
iCal-Export unterdrueckt abgesagte Schichten

Uebersicht¶

Der Abwesenheits-Kalender zeigt alle Mitarbeiter eines Teams im Monats-/Jahresraster:

Urlaub in gruen
Krankheit in rot
Fortbildung in blau
Sonstiges in grau

Geeignet fuer Sichten "Wer ist diese Woche da?" und Exportierbar als Monats-PDF zur Teamsitzung.