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Dashboard und KPIs

Das Dashboard ist die Startseite fuer Admins und Team-Leitungen. Es buendelt operative KPIs in Karten-Form.

Funktionsweise im Detail

Das Problem, das wir loesen

Eine Einrichtungsleitung hat frueh morgens typisch drei Fragen:

  1. Was brennt heute? (akute Themen, Krankmeldungen, fehlende Mitarbeiter)
  2. Was muss in diesem Monat erledigt werden? (Rechnungen, Berichte, Urlaubsfreigaben)
  3. Wo droht etwas in 2-4 Wochen? (Auslaufende Bewilligungen, Jahresurlaub, Teamkonflikte)

Ohne Dashboard muss sie das aus fuenf verschiedenen Modulen zusammensuchen (Dienstplan, Urlaub, Rechnungen, Klienten, Kapazitaetsplanung). Das dauert 20 Minuten — jeden Morgen. Mit Dashboard dauert es 90 Sekunden: eine einzige Seite mit Klickbaren Kacheln, jede verlinkt direkt zum Handlungsort.

Konkretes Szenario: Anjas Montag-Morgen-Routine

07:50 Uhr — Anja kommt ins Buero, oeffnet die App.

Das Dashboard zeigt auf einen Blick:

Heute-Sektion:

  • 🔴 1 Ueberfaelliger Zeitnachweis (Mia, eingereicht seit 4 Tagen)
  • 🟡 2 offene Urlaubsantraege (Clara fuer Mai, Bjoern fuer Juni)
  • 🟢 24 geplante Schichten heute, 0 akute Ausfaelle
  • 🟡 3 offene Medikationsgaben team-weit

Finanzen:

  • 🔴 2 Rechnungen faellig seit > 30 Tagen (Sozialamt Koeln)
  • 🟢 Umsatz April: 82.000 EUR (Ziel: 80.000 EUR)

Klienten:

  • 🟡 1 Klient mit auslaufender Bewilligung (Frau L., Bewilligung endet 30. April — noch 5 Wochen)
  • 🔴 3 Klienten ohne DSGVO-Einwilligung (Neuaufnahmen seit Maerz)

Anjas Priorisierung in den naechsten 15 Minuten:

  1. Mias Zeitnachweis genehmigen (1 Klick → Zeitnachweis-Screen)
  2. Clara + Bjoern Urlaub ansehen, genehmigen / Rueckfragen
  3. Sozialamt Koeln anmahnen (Rechnungen gehen auf die zweite Mahnstufe)
  4. Frau L.: Fortsetzungsantrag einreichen
  5. Drei fehlende DSGVO-Einwilligungen → Kollegin Lara bitten, morgen mit den Klienten ein Gespraech zu fuehren

Um 08:05 ist Anja fertig mit der Morgenroutine. Handlungsfaehig fuer den Tag.

Dashboard-Karten im Ueberblick

Jede Karte hat:

  • Ueberschrift (Kontext der Kennzahl)
  • Hauptzahl in grosser Schrift (Soll/Ist, Prozent, Stueck)
  • Farbige Ampel:
  • 🟢 OK (im Soll)
  • 🟡 Achtung (Grenzbereich, nicht akut)
  • 🔴 Handlung erforderlich
  • ⚪ Keine Daten (noch nichts eingegeben)
  • Klickziel (fuehrt zum passenden Detail-Modul)

Die Ampel-Schwellen sind konfigurierbar pro Karte (Einstellungen → Dashboard). Standard z. B.:

  • Zeitnachweis „rot" ab 3 Tagen offen
  • Auslaufende Bewilligungen: rot ≤ 2 Wochen, gelb ≤ 8 Wochen
  • Budget-Auslastung: gruen 70-95 %, gelb 95-105 %, rot ≥ 110 %

Rollen-abhaengige Sicht

Jede Rolle sieht nur ihre relevanten Karten:

  • orgAdmin: alles
  • pvAdmin: alles ausser MEK/Rotation
  • teamLead: Heute + eigenes Team + Klienten des Teams (keine Finanzen)
  • teamMember: nur eigene Schichten, Zeitnachweise, PRN-Gaben
  • orgAuditor: Read-only Finanzen + Audit

Das haelt das Dashboard relevant. Eine Teamleitung sehe keine zehn Admin-Karten, die sie nicht beruehren darf.

Rechtlicher Hintergrund

  • Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO (Datenminimierung) — jede Rolle sieht nur relevante KPIs.
  • §4 ArbZG — Pflicht zur Uebersicht ueber Arbeitszeit- Konflikte; das Dashboard macht sie sofort sichtbar.
  • BSI IT-Grundschutz ORP.1 — Organisatorische Strukturen; Dashboard unterstuetzt Fuehrungskraft bei der Wahrnehmung von Aufsichtspflichten.

Inhalte

Heute-Sektion

  • Schichten heute (geplant / aktiv / abgeschlossen)
  • Offene Urlaubsantraege
  • Ueberfaellige Zeitnachweise (eingereicht, aber nicht genehmigt)
  • Offene Medikationsgaben team-weit

Personal

  • Gesamtzahl Mitarbeiter (aktiv / inaktiv)
  • Teams und Durchschnittsgroessen
  • Kapazitaets-Auslastung in Prozent

Finanzen (nur Admin)

  • Offene Rechnungen (Status: entwurf / versendet / bezahlt)
  • Umsatz dieses Monats
  • Faellige Rechnungen

Klienten

  • Aktive Klienten, Neuzugaenge im Monat
  • Klienten ohne Einwilligung (Warnung)
  • Klienten mit auslaufender Bewilligung

Tap auf eine Karte fuehrt direkt zur zugehoerigen Detail-Ansicht:

  • „Schichten heute" → Dienstplan gefiltert auf heute
  • „Offene Medikationsgaben" → MedicationAdministrationScreen
  • „Offene Rechnungen" → Rechnungen-Liste gefiltert

Rollenabhaengigkeit

  • orgAdmin / pvAdmin: volles Dashboard mit allen KPIs
  • teamLead: KPIs der eigenen Teams
  • teamMember: Dashboard nicht sichtbar — direkt auf Meine Arbeit geleitet
  • orgAuditor: Dashboard mit Zahlen, aber ohne Detail-Deeplinks zu editierbaren Bereichen

Geplant

  • Benutzerdefinierte KPI-Kacheln (per Drag-Drop)
  • Export Dashboard als PDF-Snapshot
  • Zeitreihen-Grafiken fuer Umsatz, Auslastung