Arbeitszeiten

Ueberblick

Die Arbeitszeit-Erfassung dokumentiert Ist-Zeiten pro Mitarbeiter und Tag, differenziert Taetigkeiten, berechnet Lohnstunden und erzeugt den monatlichen Zeitnachweis fuer Lohnbuchhaltung und Kontrollbehoerden.

Berechtigung

Eigene Zeit erfassen: alle Mitarbeiter. Zeiten anderer einsehen/aendern: Teamleitung und Admin.

Funktionsweise im Detail

Das Problem, das wir loesen

In der Verwaltung sitzt am Monatsende Anja und muss drei Fragen fuer 25 Mitarbeiter beantworten:

1. Wie viele Stunden hat jeder gearbeitet? (Lohn)
2. Wie viele davon sind dem Klienten zuzuordnen? (FLS-Rechnung)
3. Gab es ArbZG-Konflikte? (Compliance)

Ohne digitale Zeiterfassung sind das drei Excel-Listen, die haendisch aus drei unterschiedlichen Quellen befuellt werden (Stempeluhr, Terminkalender, Bauchgefuehl). Die App verbindet die drei Sichten: eine Ist-Zeit-Erfassung, drei Ausgabe-Reports — ohne Redundanz.

Konkretes Szenario: Monatsabschluss Maerz fuer Team "Hauptstrasse"

01. April, 09:00 Uhr — Anja oeffnet Arbeitszeiten → Monatsbericht.

Sie waehlt Maerz 2026 und Team Hauptstrasse (5 Mitarbeiter).

Das Dashboard zeigt pro Mitarbeiter:

Mitarbeiter	Soll	Ist	Saldo	FLS	Ueber 10h-Tage	Ruhezeit < 11h
Mia (40 h)	176 h	182 h	+6 h	155 h	0	0
Bjoern (40 h)	176 h	168 h	-8 h	142 h	1	1
Clara (30 h)	132 h	135 h	+3 h	112 h	0	0
Daniel (40 h)	176 h	180 h	+4 h	151 h	2	0
Emma (20 h)	88 h	88 h	0 h	76 h	0	0

Auffaelligkeiten:

• Bjoern: 8 h Minus — er war eine Woche krank ohne AU (Grippe, nach 2 Tagen wieder fit), hat die Arbeitszeit einfach kuerzer gebucht. Anja klaert das im Gespraech.
• Bjoern: 1x Ruhezeit < 11h — der Konflikt-Check hat am 14. Maerz geschlagen: Bjoern war abends 22:00 fertig, am naechsten Morgen 07:00 wieder da (= 9 h Ruhezeit, §5 ArbZG-Verstoss). Muss dokumentiert werden.
• Daniel: 2x ueber 10h — zwei lange Nachtdienste im Maerz, beide innerhalb der 10 h-Ausnahme-Regel (§3 Abs. 2 mit Ausgleich), aber Anja notiert es fuer den Jahreszyklus.

09:30 Uhr — Anja generiert Einzelnachweise.

Fuer jeden Mitarbeiter:

• Arbeitszeiten → Mitarbeiter waehlen → Zeitnachweis PDF
• PDF enthaelt: Mitarbeiter-Stammdaten, Woche fuer Woche tabellarisch, Summen pro Taetigkeitstyp, ArbZG-Konflikte mit Hinweis, Soll/Ist/Saldo, Unterschriftszeilen (Mitarbeiter + Leitung).
• Anja druckt 5 PDFs, legt sie den Mitarbeitern zur Unterschrift in die Faecher.

10:00 Uhr — Lohnabrechnung vorbereiten.

Arbeitszeiten → Team-CSV-Export:

• Eine CSV-Zeile pro Schicht + pro manuellem Zeit-Eintrag
• Spalten: Mitarbeiter-ID, Datum, Start, Ende, Dauer, Pause, Schicht-Typ, Lohn-Multiplier, Stundenlohn, Summe
• Anja schickt die CSV an den Lohnsachbearbeiter des Traegers — der importiert sie in DATEV (oder wartet auf den geplanten DATEV-Export-Button).

10:15 Uhr — FLS-Monatslauf fuer Abrechnung.

Die Arbeitszeit-Eintraege mit Taetigkeit "Betreuung", "Dokumentation" oder "Buero (mit Fallbezug)" fliessen automatisch in die FLS-Rechnungen — siehe Fachleistungsstunden im Doku-Wiki in der Doku-App. Der Monatslauf dort nutzt dieselben Zeit-Eintraege.

Die drei Sichten — eine Datenbasis

Sicht	Quelle	Zweck
Lohn	alle Ist-Zeiten	Stundensumme × Stundenlohn × Multiplier
FLS	Ist-Zeiten mit abrechenbarer Taetigkeit + Klient	Traeger-Rechnung
Compliance	ArbZG-Verstoesse	§16 ArbZG-Aufzeichnungspflicht

Der gleiche Datensatz erzeugt alle drei Sichten — ein Eintrag muss nur einmal gepflegt werden, Redundanzen sind unmoeglich.

Import aus Stempeluhr

Einrichtungen mit biometrischer Stempeluhr koennen die Exportdaten per CSV importieren. Format:

userId,tag,start,ende,pause_min
sven@org,2026-03-15,07:55,16:30,30

Nach Import prueft die App gegen bestehende Eintraege, um Doppel- eintragungen zu vermeiden. Neue Eintraege bekommen automatisch Taetigkeit "Betreuung" als Default — der Mitarbeiter kann das spaeter pro Eintrag korrigieren.

Rechtlicher Hintergrund

• §16 ArbZG — Aufzeichnungspflicht, Aufbewahrung 2 Jahre.
• §41 ff. SGB III — sozialversicherungsrechtliche Nachweis- pflichten (Krankengeld, Kurzarbeitergeld).
• EuGH C-55/18 — objektive, verlaessliche Zeiterfassung aller Mitarbeiter verpflichtend; App erfuellt das mit granularer Erfassung + Historie.
• §87 BetrVG — Betriebsrats-Mitbestimmung bei Einfuehrung, Aenderung und Anwendung technischer Einrichtungen zur Ueberwachung (Zeiterfassung zaehlt dazu).
• DSGVO Art. 5/6 + §26 BDSG — Verarbeitung zu Arbeitsvertrags- zwecken zulaessig; Zweckbindung an Lohnabrechnung + ArbZG- Compliance, keine Leistungsvergleiche ohne Mitbestimmung.

Erfassungsquellen

Ist-Zeiten entstehen auf drei Wegen:

1. Schichten starten/beenden — aus dem Dienstplan, mit Einstempelung bei tatsaechlicher Ankunft
2. Manuelle Eintraege — Taetigkeitsbasiert ohne Schicht (z. B. "Buerotag")
3. Import — CSV aus Fremdsystemen (z. B. Stempeluhr)

Taetigkeitstypen

Typ	Beschreibung
Betreuung	Direkte Arbeit am Klienten
Buero	Verwaltung, Dokumentation
Fahrt	Fahrtzeit zwischen Standorten
Dokumentation	Akten-/Berichte-Arbeit
Verwaltung	Organisationsaufgaben
Fortbildung	Schulungen
Teamsitzung	Besprechungen
Sonstige	Alles andere, mit Pflicht-Beschreibung

Die Typen wirken NICHT auf den Lohn (der kommt aus dem Schicht-Typ), aber sie fliessen in die Fachleistungsstunden-Zaehlung.

Regeln

• Startzeit < Endzeit (gleicher Tag oder max. 24h)
• Pause wird separat abgezogen
• Ueberlappende Eintraege pro Mitarbeiter werden als Warnung markiert
• ArbZG-Konflikte (>10h Schicht, <11h Ruhezeit) erscheinen im Dashboard

Exporte

Einzelner Zeitnachweis (PDF)

Pro Mitarbeiter und Monat — fertig fuer Unterschrift und Personalakte.

Teamweite CSV

Fuer die Lohnbuchhaltung — alle Schichten eines Monats aller Teammitglieder mit Ist-Zeit, Pause, Soll-Zeit, Differenz, Stundenlohn, Summe.

DATEV-Export (geplant)

In Vorbereitung — Anbindung an externe Lohnprogramme via CSV-Spezifikation.

Dashboard

Das Zeit-Dashboard zeigt pro Mitarbeiter und Monat:

• Soll-Stunden aus Wochenarbeitszeit * Arbeitstage
• Ist-Stunden aus Erfassung
• Saldo (Positiv = Plusstunden, Negativ = Minusstunden)
• Ueberstunden (Zuschlaege aus Dienstplan-Typ)

Integration

• Dienstplan erzeugt Standard-Schicht, die bei Start/Ende zum Zeit-Eintrag wird
• Fachleistungsstunden zieht "Betreuung"-Zeiten heran (siehe Fachleistungsstunden im Doku-Wiki)
• Kapazitaetsplanung bilanziert Soll vs. Ist team- und bereichsweit