Fachleistungsstunden (FLS) und Abrechnung

Die Fachleistungsstunden-Verwaltung ist das Herzstueck der Rechnungsstellung in der Eingliederungshilfe. FEGH-Dokumentation sorgt dafuer, dass die Abrechnung gegenueber dem Sozialamt rechtssicher und mit vollstaendigen Pflichtangaben erfolgt.

Funktionsweise im Detail

Das Problem, das wir loesen

Die Eingliederungshilfe nach SGB IX wird nicht pauschal gezahlt, sondern leistungsbezogen. Jeder Klient hat einen Bewilligungs- bescheid mit einer Stunden-Obergrenze (z. B. "160 FLS pro Monat"), und der Leistungserbringer rechnet nur die tatsaechlich geleisteten, abrechenbaren Stunden ab. Das klingt einfach — ist es in der Praxis nicht, weil:

• Nicht jede Taetigkeit zaehlt (Supervision zaehlt nicht, Teamsitzung nicht, Fortbildung nicht — beides ist bereits im Stundensatz eingepreist).
• Indirekte Taetigkeiten mit Fallbezug (Dokumentation, Buero) zaehlen nur anteilig — je nach Aufteilung auf mehrere Klienten.
• Jeder Kostentraeger hat einen eigenen vereinbarten Stundensatz (§125 SGB IX) — nicht einfach ein App-Default.
• Budget-Ueberschreitung geht zu Lasten der Einrichtung — der Traeger zahlt nicht mehr als bewilligt.
• Die Rechnung muss elektronisch nach XRechnung-3.0.2-Spezifikation erstellt und via OZG-RE eingereicht werden (§14a UStG / ERechVBln).

FEGH buendelt diese Logik: Termine erfassen → Budget pruefen → automatisch aggregieren → Plausi-Check → XRechnung-XML → Abschicken.

Konkretes Szenario: Ein Monatslauf fuer drei Klienten

Einrichtung: Assistenz gGmbH, Berlin. Vereinbarte Stundensaetze mit dem Sozialamt Friedrichshain-Kreuzberg: 52,00 EUR je FLS fuer ambulant betreutes Wohnen.

Drei Klienten bei diesem Traeger:

Klient	Bewilligt (Monat)	Geleistet (Maerz)	Davon abrechenbar
Frau A.	12 h	11,5 h	11,5 h
Herr B.	24 h	28,5 h	24 h (Kappung)
Frau C.	8 h	7,2 h	7,2 h

01. April, 08:00 Uhr — Teamleitung Lina startet den Monatslauf.

1. Berichte → Rechnungen → Monatslauf
2. Dialog fragt: "Abrechnungsmonat?" → Lina waehlt Maerz 2026
3. FEGH aggregiert:
4. Kliententermine (Kategorie "Kliententermin"): direkte Zeit.
5. Buero-Termine mit Fallbezug: geteilt nach clientAllocations- Aufteilung. Hat Lina am 15. Maerz 2h "Dokumentation A+B+C" gebucht mit 50/30/20-Aufteilung, landen 1h bei A., 0.6h bei B., 0.4h bei C.
6. Dokumentations-Termine: analog.
7. Fuer Herrn B. wird auf das Bewilligte gekappt (er hat 4,5 h ueber Budget geleistet — die Einrichtung darf diese nicht abrechnen, die Stunden sind "pro bono" erbracht).
8. Review-Dialog zeigt:

Sozialamt Friedrichshain-Kreuzberg
  Frau A.    11,5 × 52,00 =   598,00 EUR
  Herr B.    24,0 × 52,00 = 1.248,00 EUR  (gekappt von 28,5 h)
  Frau C.     7,2 × 52,00 =   374,40 EUR
                             —————————
                             2.220,40 EUR  netto (§4 Nr. 16h)

1. Lina bestaetigt → System erzeugt eine Rechnung (2026-04-001) mit drei Positionen, pro Position:
2. bezeichnung = "Fachleistungsstunde Eingliederungshilfe"
3. fallnummer = Aktenzeichen des jeweiligen Klienten beim Sozialamt (aus client.kostentraegerFallnummern)
4. clientGeburtsdatum als DSGVO-konforme Identifikation
5. leistungstyp = "B5.01 ABW Erwachsene" (aus Klient-Stammdaten)
6. bewilligungsRef = Bewilligungsbescheid-Geschaeftszeichen

10:15 Uhr — Plausi-Check laeuft.

Das System prueft vor dem Speichern:

• Hart: Leitweg-ID des Empfaengers gueltig (991-01234-44)? Ja. Alle drei Klienten haben Fallnummern beim Sozialamt? Ja.
• Weich: Geburtsdatum bei Frau A. fehlt → Hinweis in gelb. Lina traegt es nach, Rechnung bleibt gueltig.

10:20 Uhr — XRechnung-Export.

Lina klickt XML herunterladen. Das System erzeugt eine UBL-2.1- konforme XML mit:

• CustomizationID urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0
• BuyerReference = Leitweg-ID
• BG-4 Seller (FEGH gGmbH mit IBAN, USt-ID, Email, Telefon — alle BR-DE-Pflichtfelder gefuellt)
• BG-7 Buyer (Sozialamt Friedrichshain-Kreuzberg)
• Drei InvoiceLines mit Fallnummern als cbc:Description

Die Datei ist signaturefrei (OZG-RE validiert via eigenem Check) und kann direkt unter https://xrechnung.bund.de eingereicht werden.

10:25 Uhr — Einreichung ueber OZG-RE.

Lina laedt die xml hoch, OZG-RE validiert gegen KoSIT-Schematron, erzeugt eine Eingangsbestaetigung, weist die Rechnung dem Sozialamt zu. Status in FEGH: Versendet.

14. April — Zahlungseingang.

Kontoauszug zeigt 2.220,40 EUR mit Verwendungszweck "Rechnung 2026-04-001". Lina setzt Status auf Bezahlt, FEGH schreibt Audit-Event rechnung.status mit alt=versendet / neu=bezahlt.

Was bei Fehler passiert (Storno-Fall)

Kommt eine Rechnung zurueck ("Klient Frau A. war im Maerz nicht betreut, Bewilligung pausierte wegen Krankenhaus"), erzeugt Lina einen Storno:

1. Kontextmenue → Stornieren → neuer Datensatz 2026-04-001-ST mit identischen Positionen, negativen Mengen (-11,5 × 52,00).
2. Bemerkung wird automatisch gesetzt: "Storno zu 2026-04-001"
3. Original wird auf Status "Storniert" geschaltet.
4. Ein Audit-Event rechnung.storno mit beiden IDs.
5. Neue korrekte Rechnung (2026-04-002) wird manuell neu erstellt.

Diese Art der Korrektur — Storno + Neuausstellung — ist GoBD-konform (§146 Abs. 4 AO). Direkt-Editieren versendeter Rechnungen ist verboten.

Der Monatslauf als Flowchart

flowchart TD
    Start([Monatslauf starten]) --> SelectMonth[Abrechnungsmonat waehlen]
    SelectMonth --> Load[Termine + Arbeitszeit des Monats laden]
    Load --> Filter[Nur FLS-relevante Kategorien:<br/>Kliententermin, Buero, Doku]
    Filter --> Alloc[clientAllocations-Aufteilung<br/>bei Multi-Klient-Eintraegen]
    Alloc --> Cap{Pro Klient:<br/>geleistet > bewilligt?}
    Cap -->|ja| Kappen[Auf bewilligt kappen<br/>Ueberschuss = pro bono]
    Cap -->|nein| Full[volle Stunden]
    Kappen --> Group
    Full --> Group[Gruppieren nach Kostentraeger]
    Group --> Review[Review-Dialog<br/>Breakdown pro Empf/Klient]
    Review --> Confirm{Anja bestaetigt?}
    Confirm -->|nein| Abort([Abbruch])
    Confirm -->|ja| Plausi[Plausi-Check:<br/>LeitwegID, Fallnummer, Steuerbefreiung]
    Plausi -->|hart-FAIL| Error([Fehler: blockieren])
    Plausi -->|ok| Create[Pro Kostentraeger 1 Rechnung erzeugen]
    Create --> XML[XRechnung-XML schreiben]
    XML --> Export[Status Entwurf,<br/>Audit-Event rechnung.create]
    Export --> End([Rechnungen liegen zum Versenden bereit])

Das FLS-Budget-Gewissen

Beim Eintragen eines Termins prueft das System sofort den aktuellen Verbrauch im Abrechnungszeitraum:

Verbrauch	Warnung
< 90 %	keine
90-99 %	gelb "Budget nahezu erreicht — 14,4 von 16 FLS im April gebucht"
≥ 100 %	rot "Bewilligtes Kontingent ueberschritten — Fortschreibung beantragen?"

Der Mitarbeiter kann den Termin trotzdem speichern (Klienten- kontakt darf nicht verweigert werden, nur weil Budget knapp ist), aber die Organisation traegt das finanzielle Risiko.

Abrechnungs-Kategorien: Was zaehlt, was nicht

Die App kategorisiert alle Termine/Arbeitszeiten. Nur bestimmte Kategorien fliessen in FLS-Rechnungen ein:

Kategorie	FLS-relevant	Begruendung
Kliententermin	ja	direkter Klientenkontakt
Buero (mit Fallbezug)	ja	indirekte Zeit am Fall
Dokumentation	ja	Fallarbeit
Supervision	nein	im Stundensatz eingepreist
Teamsitzung	nein	Organisationsgemeinkosten
Fortbildung	nein	Ausbildungskosten
Fahrtzeit	nein (Berlin)	eingepreist im BRV

Fahrtzeit ist bundeslaenderspezifisch — in anderen Rahmenvertraegen separat abrechenbar. Die Logik ist im BundeslandProfil kodiert (Feld fahrtzeitAbrechenbar: bool).

Rechtlicher Hintergrund kurz zusammengefasst

• §113 SGB IX — Leistungen zur sozialen Teilhabe, rechtliche Basis fuer ambulant betreutes Wohnen.
• §125 SGB IX — Verguetungsvereinbarung zwischen Traeger und Leistungserbringer (enthaelt Stundensatz, Intervall, Sonderregeln).
• §14a UStG + ERechVBln — Pflicht zur elektronischen Rechnung an Behoerden mit Leitweg-ID seit 27.11.2020 (Bundesbehoerden) / 18.04.2020 (Berlin).
• §4 UStG Nr. 16/18/25 — Steuerbefreiung fuer EGH/Wohlfahrt/ Jugendhilfe. XRechnung verlangt einen VATEX-Code pro Ausnahme.
• §146 Abs. 4 AO + GoBD — Aenderungen buchhalterischer Daten muessen nachvollziehbar bleiben. Deshalb Storno + Neu statt Direkt-Edit.
• HGB §257 + AO §147 — Aufbewahrungsfrist 10 Jahre fuer Rechnungen.

Was ist eine Fachleistungsstunde?

Die FLS ist die Brutto-Abrechnungseinheit der Eingliederungshilfe. Sie umfasst in Berlin (BRV) und in den meisten Landesrahmenvertraegen:

• Klient-Kontakt (direkt)
• Vor- und Nachbereitung
• Dokumentation
• Kollegiale Fallberatung mit Fallbezug
• Ausfallzeiten (Urlaub, Krankheit, Fortbildung) - eingepreist
• Sachkosten (Buero, Telefon, Material) - eingepreist
• Fahrzeiten - je nach Landesrahmenvertrag eingepreist oder gesondert

Abgerechnet wird die tatsaechlich erbrachte direkt zurechenbare FLS mit dem vereinbarten Stundensatz aus der Verguetungsvereinbarung nach §125 SGB IX.

Kalkulationsfaktor

Der Kalkulationsfaktor (z.B. 1,33) ist nur informativ zur internen Personalplanung. Er beschreibt das Verhaeltnis Gesamtarbeitszeit zur abrechnungsfaehigen Kontaktzeit. Der Faktor ist bereits im vereinbarten Stundensatz eingepreist - er darf nicht zusaetzlich auf die Rechnung angewendet werden!

Doppelberechnung vermeiden

Wenn die Kalkulationsfaktor noch einmal auf die Rechnungs-Betraege angewendet wird (verbraucht x stundensatz x faktor), entsteht eine Doppelabrechnung. Das fuehrt zu Regressforderungen und kann bei Wiederholung als Betrug gewertet werden.

In FEGH-Dokumentation wird der Faktor nur fuer die Kennzahl "Gesamtarbeitszeit (mit KLE)" in der Klienten-Detailansicht genutzt.

Bewilligungsumfang und Intervall

Pro Klient werden in den Stammdaten erfasst: - Fachleistungsstunden (bewilligt, aus Kostenuebernahme) - Fachleistungsintervall: woechentlich / monatlich / jaehrlich

Wird ein Klient mit 10 FLS/Woche bewilligt, berechnet FEGH den Verbrauch ausschliesslich im aktuellen Wochenzeitraum (Montag 00:00 - Sonntag 23:59). Ueberlaufende Termine in der Folgewoche werden dem neuen Zeitraum zugerechnet.

Budget-Warnung

Beim Speichern eines Termins prueft FEGH automatisch den FLS-Verbrauch im aktuellen Abrechnungszeitraum:

• >= 90 %: gelber Warndialog "Budget nahezu erreicht"
• >= 100 %: roter Warndialog "Bewilligtes Kontingent ueberschritten"

Der Nutzer kann jeweils abbrechen oder trotzdem speichern. Bei Ueberschreitung ohne Fortschreibung des Bewilligungsbescheids traegt das Risiko vollstaendig der Leistungserbringer - der Kostentraeger kuerzt auf das bewilligte Mass.

Abrechenbare vs. nicht abrechenbare TerminArten

TerminArt	In Rechnung?
Kliententermin	ja
Buero (mit Fallbezug)	ja
Dokumentation	ja
Supervision	nein (im Stundensatz eingepreist)
Teamsitzung	nein
Fortbildung	nein
Fahrtzeit	nein (Berlin: eingepreist)
Sonstige	nein

Die Rechnungs-Aggregation nutzt nur abrechenbare Termine. Supervision und Fortbildung werden dokumentiert, erscheinen aber nicht auf der Rechnung.

Rechnungsstellung Schritt fuer Schritt

1. Empfaenger pflegen

Berichte > Rechnungen > Button Empfaenger.

Pflichtfelder pro Kostentraeger: - Name (Bezirksamt / Behoerde) - Leitweg-ID (format NNNNN-xxxxxxxxxxx-NN, erforderlich fuer XRechnung nach §14a UStG / ERechVBln) - Strasse, PLZ, Ort

Optional: Abteilung, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, USt-ID.

2. Klient-Stammdaten pflegen

Pro Klient, der beim Kostentraeger abgerechnet wird: - Aktenzeichen / Fallnummer (pro Kostentraeger eindeutig) - Bewilligungsbescheid-Referenz (Geschaeftszeichen) - Leistungstyp-Schluessel nach Rahmenvertrag (z.B. "B5.01 ABW Erwachsene") - Stundensatz (individuell aus §125-Vereinbarung; NICHT den App-Default nutzen!)

3. Rechnung erstellen

Berichte > Rechnungen > FAB Neue Rechnung.

• Leistungszeitraum waehlen (meist Kalendermonat)
• Empfaenger waehlen (z.B. Sozialamt Friedrichshain-Kreuzberg)
• Bestellnummer / Aktenzeichen fuer diese Rechnung (optional)
• Bemerkung (optional, z.B. "Abrechnung Maerz 2026")

FEGH aggregiert automatisch alle abrechenbaren Termine im Zeitraum pro Klient, rechnet Stunden zusammen und ermittelt den Einzelpreis aus client.stundensatzOverride oder den App-Settings.

4. Plausi-Check

Vor dem Speichern prueft FEGH:

Hart (blockierend): - Leitweg-ID des Empfaengers formal gueltig - Aktenzeichen pro Klient beim aktuellen Kostentraeger vorhanden

Weich (Hinweis): - Geburtsdatum der Klienten - Leistungstyp-Schluessel - Bewilligungsbescheid-Referenz - Budget-Ueberschreitung im aktuellen Zeitraum

Der Nutzer kann bei weichen Warnungen trotzdem weitermachen, harte Fehler sollten vor Erstellung behoben werden.

5. XRechnung-XML exportieren

In der Rechnungsliste: XML herunterladen. FEGH erzeugt UBL-2.1-XML nach XRechnung-3.0-Spezifikation mit:

• Leitweg-ID als BuyerReference
• Steuerbefreiungsgrund nach §4 UStG (waehlbar zwischen Nr. 16 h / 25 / 18)
• Einrichtungs-IK (wenn konfiguriert)
• Pro Position: Aktenzeichen, Geburtsdatum, Leistungstyp, Bewilligungs-Ref
• IBAN / BIC / Kontoinhaber aus Rechnungssteller-Daten

6. Einreichung bei der Behoerde

Nach dem Export zeigt FEGH die Einreichungsoptionen:

1. OZG-RE (https://xrechnung.bund.de) - zentrale Rechnungsplattform
2. PEPPOL-Netzwerk (falls Ihr System angebunden ist)
3. DE-Mail / beA als Fallback-Weg (weniger bevorzugt)

7. Statusverfolgung

Pro Rechnung: Entwurf -> Versendet -> Bezahlt.

• Versendet: Nach Einreichung markieren (Kontextmenue)
• Bezahlt: Nach Zahlungseingang markieren
• Storniert: Storno-Rechnung erzeugen (siehe unten)

Monatslauf (Automatik)

Fuer wiederkehrende Monatsabrechnungen: Berichte > Rechnungen > FAB Monatslauf (teal-farbig, oberer FAB).

FEGH erzeugt in einem Durchgang pro Kostentraeger eine Rechnung fuer den letzten abgeschlossenen Kalendermonat und verwendet dabei:

• Nur Klienten mit hinterlegter Fallnummer beim jeweiligen Empfaenger
• Nur abrechenbare TerminArten (siehe Tabelle oben)
• Indirekte Dokumentations-/Buero-Termine mit Fallbezug aus der clientAllocations-Aufteilung
• Stundensatz pro Klient (individuell oder Default)

Vor dem Speichern zeigt FEGH einen Review-Dialog mit Breakdown pro Empfaenger, Klient, Stunden und Betrag. Der Nutzer bestaetigt oder bricht ab. Jede erzeugte Rechnung wird im Audit-Log erfasst.

Empfehlung: Monatslauf am 1. des Folgemonats ausfuehren, Rechnungen anschliessend pruefen und per XRechnung / OZG-RE einreichen.

Audit-Log

Alle abrechnungsrelevanten Aktionen werden verschluesselt im DSGVO-Audit-Log persistiert:

Aktion	Kontext
rechnung.create	Rechnungsnr., Bruttobetrag
rechnung.status	Rechnungsnr., alter/neuer Status
rechnung.storno	Original-Nr., Storno-Nr.
rechnung.xml_export	Rechnungsnr.

Das Log dient der Rechenschaftspflicht nach DSGVO Art. 5 Abs. 2 und der Dokumentation fuer Wirtschaftspruefungen / Betriebspruefungen. Aufbewahrung: 3 Jahre (automatische Rotation), Rechnungsdaten selbst 10 Jahre nach HGB/AO.

Storno-Rechnung

Bei Fehler oder Rueckgabe einer bereits versendeten Rechnung: Kontextmenue > Stornieren.

FEGH erzeugt eine neue Rechnung mit: - Negativen Mengen (die Betraege werden also negativ) - Neuer Rechnungsnummer mit -ST-Suffix - Bemerkung "Storno zu Rechnung X" - Verweis auf Original via stornoFuerRechnungId

Die Original-Rechnung wird automatisch auf "Storniert" gesetzt.

Steuerbefreiung

Die App erzeugt Rechnungen als steuerfrei (§4 UStG). Waehlbar ist:

Option	Anwendungsfall
§4 Nr. 16 h UStG	EGH durch anerkannten Traeger (Standard)
§4 Nr. 25 UStG	Jugendhilfe (SGB VIII)
§4 Nr. 18 UStG	Freie Wohlfahrtspflege

Der korrekte Paragraph haengt vom Leistungstyp und der Anerkennung des Leistungserbringers ab. Im Zweifel den Steuerberater fragen.

Aufbewahrungsfristen

Rechnungsunterlagen muessen nach HGB §257 und AO §147 10 Jahre aufbewahrt werden. FEGH speichert alle Rechnungen verschluesselt und haelt sie ueber Backup/Restore-Funktion auch ueber App-Deinstallation hinaus.

Checkliste: Rechtssicher abrechnen

• [x] Verguetungsvereinbarung nach §125 SGB IX aktuell
• [x] Stundensatz aus Vereinbarung pro Klient (oder Default) gepflegt
• [x] Empfaenger mit korrekter Leitweg-ID angelegt
• [x] Aktenzeichen pro Klient beim Kostentraeger hinterlegt
• [x] Leistungstyp-Schluessel gemaess Rahmenvertrag gesetzt
• [x] Bewilligungsbescheid-Referenz dokumentiert
• [x] Bewilligtes Kontingent (FLS + Intervall) aktuell
• [x] XRechnung-Export ueber OZG-RE einreichen
• [x] Status pflegen (Versendet / Bezahlt / Storniert)