Klienten verwalten

Uebersicht

Der Klienten-Tab zeigt alle Klienten als durchsuchbare Liste mit Filteroptionen. Klienten sind farbkodiert und koennen nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.

Funktionsweise im Detail

Das Problem, das wir loesen

Eingliederungshilfe (EGH) ist kein einheitliches Leistungsfeld. Jeder Klient bringt eine eigene Kombination aus:

• Rechtsgrundlage (SGB IX Teil 2 fuer EGH, SGB VIII fuer Jugendhilfe, SGB XI fuer Pflege, SGB XII fuer Sozialhilfe)
• Kostentraeger (Bezirk, Land, Kommune — je nach Bundesland unterschiedlich zugeschnitten)
• Bedarfsinstrument (TIB in Berlin, BEI_NRW in NRW, ITP in Rheinland- Pfalz/Thueringen, HMBV in Hamburg, usw. — 11 aktive Instrumente)
• Leistungsart (ambulant betreutes Wohnen, Assistenzleistungen, Fachleistungsstunden, Tagesstruktur)
• Ziel-Framework (TIB-Ziele, ICF-Bereiche, individuelle Zieldefinitionen)

Ohne digitale Klienten-Akte muessten Betreuer diese Informationen aus fuenf verschiedenen Ordnern zusammensuchen. Die Klienten-Verwaltung buendelt das in einen einzigen Datensatz und macht ihn team- und geraete-uebergreifend verfuegbar — mit der richtigen Abrechnungslogik gleich mit eingebaut.

Konkretes Szenario: Herr M. zieht nach Koeln

Herr M. war bislang in Berlin in einem ambulanten Wohnprojekt mit TIB-basiertem Bedarfsplan. Er zieht nach Nordrhein-Westfalen in eine neue Einrichtung. Sein neuer Bezirk ist das Sozialamt Koeln, das nach BEI_NRW arbeitet — einem komplett anderen Bedarfsinstrument. Was die App fuer Herrn M. leistet:

01. April, 10:00 Uhr — Admin Anja legt den Klienten an.

1. Tab "Klienten" → Neuer Klient
2. Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Adresse, Notfallkontakt
3. Im Feld "Bundesland-Override" waehlt sie Nordrhein-Westfalen (weicht vom Organisations-Bundesland ab, weil ihre Einrichtung bundeslaenderuebergreifend arbeitet).
4. Bedarfsinstrument wird automatisch auf BEI_NRW gesetzt — abgeleitet aus dem Bundesland-Profil.
5. Kostenuebernahme: Sozialamt Koeln, Zeitraum 01.04.2026 - 31.03.2027, 160 Fachleistungsstunden pro Monat bewilligt.
6. Fallnummer pro Kostentraeger: "Koeln Sozialamt" → "EGH-2026-K-4712"
7. TIB-Ziele aus Berlin werden optional uebernommen (Felder in der App); da Koeln BEI_NRW nutzt, werden parallel die BEI-Items klassifiziert.
8. Rechtsgrundlage: §113 SGB IX (Leistungen zur sozialen Teilhabe) wird als Standard vorgeschlagen.

Was im Hintergrund passiert: Der Client.create()-Factory erzeugt eine Instanz im gemeinsamen fegh_core-Datenmodell. Sie enthaelt sowohl die klassischen Doku-Felder (vorname/nachname/geburtsdatum) als auch die Verwaltungs-Felder (klientenId, leistungstypSchluessel, kostentraegerFallnummern). Beim naechsten Sync laden beide Apps denselben JSON-Record und koennen ihn identisch darstellen.

Datenfluss Verwaltung → Doku (Klient-Anlage)

sequenceDiagram
    autonumber
    actor Anja as Anja (Admin)
    participant Verw as Verwaltungs-App
    participant Cloud as Cloud (WebDAV)
    participant Sync as Sync-Scheduler
    participant Doku as Doku-App (Tablet)
    actor Mia as Mia (Fachkraft)

    Anja->>Verw: "Neuer Klient" Formular
    Verw->>Verw: Client.create(klientenId, ..., bundesland)
    Verw->>Verw: AES-256-GCM mit Team-Key
    Verw->>Cloud: PUT /teams/hauptstrasse/clients/<id>.bin
    Note over Cloud: ciphertext (keine Klartext-Daten)

    loop alle 5 Minuten
        Doku->>Cloud: PROPFIND /teams/hauptstrasse/clients/
    end
    Cloud-->>Doku: Liste neuer Eintraege
    Doku->>Cloud: GET /teams/hauptstrasse/clients/<id>.bin
    Doku->>Doku: AES-256-GCM Decrypt mit Team-Key
    Doku->>Doku: Client.fromJson(jsonDecode(bytes))
    Mia->>Doku: oeffnet Klient-Liste
    Doku-->>Mia: neuer Klient sichtbar

Bundesland-Override — warum?

Standardmaessig uebernimmt der Klient das Bundesland der Organisation (aus den Einstellungen). Das funktioniert fuer ~90 % der Faelle. Wann bundeslandOverride gesetzt wird:

• Klient zieht in ein anderes Bundesland, Einrichtung folgt ihm fuer eine Uebergangszeit
• Einrichtung ist bundeslaenderuebergreifend und pflegt Klienten aus mehreren Bundeslaendern unter einem Admin-Account
• Kostentraeger ist aus einem anderen Bundesland als die Einrichtung

Der effektivesBundesland-Getter waehlt Override vor Organisationswert. Das Bundesland-Profil (BundeslandProfil) liefert das passende Bedarfsinstrument, Rahmenvertrags-Hinweise und Formular- spezifische Flags.

Die Fallnummer-pro-Kostentraeger-Mechanik

Viele Klienten haben parallele Akten bei verschiedenen Traegern:

• Sozialamt Koeln: EGH-2026-K-4712
• Integrationsamt Regionalbezirk: IA-2026-0891
• Krankenkasse (Teilbudget): AOK-NORDWEST-87654321

Wenn die Verwaltung eine Rechnung an "Sozialamt Koeln" erzeugt, muss auf diesem Beleg die Fallnummer EGH-2026-K-4712 stehen — nicht die der Krankenkasse. Das Feld kostentraegerFallnummern ist deshalb eine Map, nicht ein einzelner String.

Im Rechnungslauf wird automatisch die Fallnummer zum aktuell adres- sierten Kostentraeger eingesetzt (BT-10 LeitwegID, BT-13 PurchaseOrderReference oder als Free-Text je nach Abrechnungspfad). Fehlt die Fallnummer fuer den aktiven Kostentraeger, nimmt das System die generische Klienten-ID — was vom Traeger abgelehnt werden kann und im Audit vermerkt wird.

FLS-Kalkulation — Kalkulationsfaktor verstanden

Die Rechnung an den Sozialhilfetraeger wird nicht "1:1 geleistete Stunden mal Stundensatz" abgerechnet. Ein Teil der Arbeit (Dokumentation, Teamsitzung, Fahrzeit, Supervisionsanteile) ist nicht direkt am Klienten, muss aber mitfinanziert werden.

Der Kalkulationsfaktor (Standard 1,33) bildet das ab:

Gesamtarbeitszeit = Verbraucht × Kalkulationsfaktor
                  = 120 h × 1,33
                  = 159,6 h

Abrechnungsbetrag = min(Verbraucht, Bewilligt) × Stundensatz
                  = min(120, 160) × 40 EUR
                  = 4.800 EUR

Konfigurierbar pro Klient, weil manche Traeger eigene Faktoren verhandeln (z. B. 1,20 bei einem Rahmenvertrag, 1,45 bei intensivbetreuten Faellen). Die Override-Felder kalkulationsfaktorOverride und stundensatzOverride schlagen den Einrichtungs-Default.

Delegation: Vertreter 1 und Vertreter 2

Jeder Klient hat eine Haupt-Betreuerin (implizit via Team-Zuordnung) und bis zu zwei benannte Vertretungen. Zweck:

• Bei Urlaub/Krankheit der Hauptbetreuung: Zustaendigkeitsanfragen gehen automatisch an Vertreter 1, bei dessen Ausfall an Vertreter 2.
• Im Dienstplan werden Vertreter beim Schichtkonflikt bevorzugt vorgeschlagen.
• In Notfallbenachrichtigungen sind Vertreter Fallback-Empfaenger.

Die Felder sind Mitarbeiter-IDs, keine Freitext-Namen — damit Team- Wechsel die Verknuepfung automatisch updaten.

ICF, TIB und individuelle Ziele

Das Zielframework ist gestuft:

• ICF-Bereiche (International Classification of Functioning): neun Oberkategorien, z. B. d230 Taegliche Routine durchfuehren. Dient der uebergeordneten Einordnung, Cross-Bundesland-kompatibel.
• TIB-Ziele (Teilhabeinstrument Berlin): konkrete Zielsaetze aus dem Berliner Katalog, z. B. T-1.3 Geld verwalten lernen.
• Individuelle TIB-Ziele: Freitext-Zielformulierungen, wenn das Standard-Katalog nicht passt.

Bei der Wirkungsmessung (separates Modul) wird pro Ziel ein Fortschrittswert 0-100 gepflegt. Das speist die Dashboards, das Monatsbericht-PDF und den Jahres-Teilhabebericht.

Farbcodierung und Datenschutz

Die customColor hat zwei Zwecke: schnelle visuelle Unterscheidung im Kalender und Dienstplan + Barriere gegen versehentliche Fehlzuordnung ("Schicht Blau = Frau L., nicht Herr K."). Die Farbe ist in keinem Sinne klinische Information — sie ist reine UX.

Klient anlegen

Berechtigung

Klienten anlegen koennen nur Teamleitungen und Admins. Mitarbeiter sehen den "Neuer Klient"-Button nicht.

Ein Klienten-Datensatz umfasst:

Stammdaten

Feld	Beschreibung
Name / Vorname / Nachname	Vollstaendiger Name des Klienten
Klienten-ID	Externe Identifikationsnummer
Geburtsdatum	Fuer Altersberechnung und Berichte
Betreuung seit	Beginn der Betreuung

Kostenuebernahme

Feld	Beschreibung
Kostenuebernahme	Name des Kostentraegers
Kostenuebernahme von/bis	Gueltigkeitszeitraum
Fachleistungsstunden	Bewilligte Stunden
Fachleistungsintervall	Woechentlich, monatlich oder jaehrlich
Verbrauchte Stunden	Bereits geleistete Stunden
Bewilligungsbescheid-Referenz	Geschaeftszeichen des Sozialamts
Leistungstyp-Schluessel	Leistungstyp nach Rahmenvertrag (z.B. B5.01 ABW Erwachsene)

Fallnummer pro Kostentraeger

Ein Klient kann bei mehreren Kostentraegern mit unterschiedlichem Aktenzeichen gefuehrt werden (z.B. Umzug zwischen Bezirken). Die Fallnummer-Liste ordnet jedem Rechnungsempfaenger ein Aktenzeichen zu.

• Empfaenger (Dropdown): einer der in Berichte > Rechnungen > Empfaenger angelegten Kostentraeger
• Fallnummer / Aktenzeichen: eindeutig pro Kostentraeger

Beim Rechnungslauf wird automatisch die korrekte Fallnummer pro Klient eingesetzt. Fehlt die Fallnummer fuer den aktuellen Kostentraeger, wird als Fallback die Klienten-ID gesetzt (kann vom Sozialamt abgelehnt werden).

FLS-Kalkulation (Fachleistungsstunden)

Fuer jeden Klienten wird automatisch berechnet:

• Verfuegbare Stunden = Bewilligte - Verbrauchte Stunden
• Gesamtarbeitszeit = Verbrauchte Stunden x Kalkulationsfaktor (Standard: 1,33)
• Abrechnungsbetrag = min(Verbraucht, Bewilligt) x Stundensatz (Standard: 40 EUR)

Der Kalkulationsfaktor und Stundensatz koennen pro Klient ueberschrieben werden (Felder kalkulationsfaktorOverride und stundensatzOverride).

Ziele und Klassifikation

Feld	Beschreibung
TIB-Ziele	Teilhabeziele nach Berliner Teilhabeinstrument
Individuelle TIB-Ziele	Eigene Zieldefinitionen
ICF-Bereiche	Klassifikation nach ICF-Standard
Rechtsgrundlage	Rechtliche Basis der Leistung
Hilfe-Typ	Eingliederungshilfe oder Familienhilfe

Delegation

Feld	Beschreibung
Vertreter 1	Erste Vertretungsperson (Mitarbeiter-ID)
Vertreter 2	Zweite Vertretungsperson (Mitarbeiter-ID)

Darstellung

Jeder Klient kann eine individuelle Farbe zugewiesen bekommen (customColor als Hex-Wert), die im Kalender und in Listen angezeigt wird. Es stehen 24 vordefinierte Farben zur Verfuegung.

Klient bearbeiten

Berechtigung

Stammdaten aendern koennen nur Teamleitungen und Admins. Dokumentation (Termine, Berichte) kann jeder Mitarbeiter bearbeiten.

Klient loeschen

Berechtigung

Klienten loeschen koennen nur Admins. Die Loeschung ist unwiderruflich.

Klient einem Team zuweisen

Admins koennen Klienten ueber den Verwaltung-Tab einem bestimmten Team zuweisen. Die Klientendaten werden verschluesselt im Team-Verzeichnis des Cloud-Speichers abgelegt (HiDrive, Nextcloud, ownCloud oder generischer WebDAV — abhaengig von der Organisations-Einstellung).