Aufbewahrungsfristen und Archivierung¶
Gesetzliche Grundlagen¶
Fristen nach Datenart¶
| Datenart | Frist | Rechtsgrundlage | Fristbeginn |
|---|---|---|---|
| Betreuungsdokumentation | 10 Jahre | SGB IX §35a, Landesrahmenvertrag | Nach Ende der Massnahme |
| Abrechnungsunterlagen | 10 Jahre | AO §147 Abs. 1 Nr. 1 | Nach Ablauf des Kalenderjahres der letzten Abrechnung |
| Kostenuebernahme-Bescheide | 10 Jahre | AO §147 Abs. 1 | Nach Ablauf des Kalenderjahres |
| Informationsberichte | 10 Jahre | SGB IX, Landesrahmenvertrag | Nach Berichtsdatum |
| Arbeitszeiten | 2 Jahre | ArbZG §16 Abs. 2 | Nach Aufzeichnung |
| Urlaubsantraege | 2 Jahre | BUrlG analog | Nach Ende des Urlaubsjahres |
| Personalakten (Mitarbeiter) | 3 Jahre nach Austritt | BGB §195 (Verjaehrung) | Nach Austritt des Mitarbeiters |
| Einwilligungserklaerungen | Solange Daten existieren | DSGVO Art. 7 Abs. 1 | Solange zugehoerige Daten verarbeitet werden |
| Audit-Logs | 3 Jahre | DSGVO Art. 5 Abs. 2 (Rechenschaftspflicht) | Nach Erstellung |
| Chat-Nachrichten | Keine gesetzliche Pflicht | Organisationsintern festlegen | Empfehlung: 1-2 Jahre |
Besonderheiten Berlin¶
Der Berliner Rahmenvertrag fuer Eingliederungshilfe kann laengere Fristen vorsehen. Pruefen Sie:
- Rahmenvertrag nach §131 SGB IX fuer Berlin
- Vereinbarungen mit dem jeweiligen Kostentraeger (Bezirksamt, Senatsverwaltung)
- Vorgaben des Traegervereins/Unternehmens
Im Zweifel: 10 Jahre fuer alles Klientenbezogene.
Nach Ablauf der Frist¶
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist muessen die Daten geloescht werden (DSGVO Art. 5 Abs. 1e -- Speicherbegrenzung). Eine laengere Aufbewahrung ist nur mit neuem Rechtsgrund zulaessig.
Loeschprozess¶
- Regelmaessige Pruefung (empfohlen: quartalsweise)
- Welche Klienten-Massnahmen sind seit >10 Jahren beendet?
- Welche Arbeitszeiten sind aelter als 2 Jahre?
-
Welche Mitarbeiter sind seit >3 Jahren ausgeschieden?
-
Loeschung durchfuehren
- In der App: Klient loeschen (nur Admin)
- Die App ueberschreibt Dateien mit Zufallsdaten vor dem Loeschen (Crypto-Erasure)
-
Cloud-Kopien werden automatisch mitgeloescht
-
Loeschung dokumentieren
- Audit-Log protokolliert Zeitpunkt und durchfuehrende Person
- Loeschprotokoll fuer Datenschutzbeauftragten aufbewahren
Archivierungsstrategie (3-2-1 Regel)¶
Warum 3-2-1?¶
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verlangen, dass Daten zuverlaessig verfuegbar sind -- ueber 10 Jahre. Ein einzelner Speicherort (z.B. nur HiDrive) ist dafuer nicht ausreichend.
Die Regel¶
| Kopie | Medium | Standort | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Kopie 1 | App-Geraet | Buero | Windows-PC, Tablet |
| Kopie 2 | Externe Festplatte | Buero (Safe) | Verschluesselte USB-Festplatte |
| Kopie 3 | Cloud oder externer Standort | Offsite | HiDrive, Nextcloud, oder Tresor an anderem Ort |
Praktische Umsetzung¶
Woechentlich: - App-Backup erstellen (Einstellungen > Backup) - Backup auf externe Festplatte kopieren
Monatlich: - Cloud-Sync pruefen (funktioniert die Synchronisation?) - Backup-Integritaet pruefen (kann ein Backup wiederhergestellt werden?)
Jaehrlich: - Externe Festplatte auf Funktionsfaehigkeit pruefen - Ggf. Festplatte austauschen (Lebensdauer ~5 Jahre) - Archivierte Daten auf Loeschfristen pruefen
Was passiert wenn der Cloud-Anbieter ausfaellt?¶
Szenario: STRATO/HiDrive Insolvenz¶
Kein Datenverlust, weil:
- Die App speichert alle Daten primaer lokal auf dem Geraet
- Cloud-Sync ist eine Kopie, nicht der Primaerspeicher
- Verschluesselte Backups liegen auf der externen Festplatte
Handlungsschritte bei Anbieter-Ausfall:
- Lokale Daten sind weiterhin in der App verfuegbar
- Externen Backup pruefen (aktuelle Kopie vorhanden?)
- Neuen Cloud-Anbieter einrichten (Nextcloud, eigener Server, anderer WebDAV-Anbieter)
- Cloud-Sync auf neuen Anbieter umkonfigurieren (Einstellungen > Cloud-Sync)
- Daten synchronisieren sich automatisch zum neuen Anbieter
Szenario: Geraet defekt¶
- Neues Geraet einrichten
- App installieren
- Cloud-Sync konfigurieren → Daten werden automatisch geladen
- ODER: Backup von externer Festplatte wiederherstellen
Szenario: Beides gleichzeitig (Geraet + Cloud)¶
- Backup von externer Festplatte auf neues Geraet laden
- App installieren
- Backup importieren (Einstellungen > Backup wiederherstellen)
- Neuen Cloud-Anbieter einrichten
Deshalb ist die externe Festplatte die wichtigste Sicherung.
Archivierung vs. aktive Nutzung¶
Aktive Daten¶
Klienten in laufender Betreuung. Liegen in der App und werden regelmaessig synchronisiert.
Archivierte Daten¶
Beendete Betreuungen die noch aufbewahrt werden muessen (bis 10 Jahre). Optionen:
- In der App belassen: Klient als "inaktiv" markieren. Daten bleiben verschluesselt und werden mitgesichert.
- Exportieren und separat archivieren: DSGVO-Export erstellen, verschluesselt auf externer Festplatte ablegen, in der App loeschen.
Empfehlung: Option 1 fuer die ersten Jahre, Option 2 wenn die Datenmenge zu gross wird.
Checkliste fuer Organisationen¶
Einmalig einrichten¶
- [ ] Externe Festplatte beschaffen (verschluesselt, z.B. mit BitLocker/LUKS)
- [ ] Backup-Rhythmus festlegen (woechentlich empfohlen)
- [ ] Verantwortliche Person fuer Backups benennen
- [ ] Aufbewahrungsfristen im Verarbeitungsverzeichnis dokumentieren
- [ ] Loeschkonzept schriftlich festhalten
Regelmaessig durchfuehren¶
- [ ] Woechentlich: App-Backup auf externe Festplatte
- [ ] Monatlich: Cloud-Sync pruefen
- [ ] Quartalsweise: Abgelaufene Aufbewahrungsfristen pruefen
- [ ] Jaehrlich: Backup-Medium pruefen, Archivierungsstrategie ueberpruefen
Bei Mitarbeiter-Austritt¶
- [ ] App-Zugang sofort sperren (Admin entfernt Rolle)
- [ ] Chat-Account deaktivieren
- [ ] TOTP-Secret loeschen
- [ ] Dokumentieren wer wann gesperrt wurde (Audit-Log)
- [ ] Personalakte: 3 Jahre aufbewahren, dann loeschen
Bei Klienten-Ende¶
- [ ] Betreuungsende-Datum dokumentieren
- [ ] Klient als inaktiv markieren (nicht sofort loeschen!)
- [ ] In 10 Jahren: Loeschung durchfuehren und dokumentieren