Arbeitszeit erfassen

Uebersicht

Die Arbeitszeiterfassung ermoeglicht die taetigkeitsbasierte Zeiterfassung mit automatischer Berechnung der geleisteten Stunden.

Berechtigung

Eigene Arbeitszeit erfassen koennen alle Mitarbeiter. Arbeitszeit anderer Mitarbeiter einsehen koennen nur Teamleitungen und Admins.

Funktionsweise im Detail

Das Problem, das wir loesen

Ein Betreuer in der Eingliederungshilfe muss Arbeitszeit aus drei Perspektiven dokumentieren:

1. Arbeitsrechtlich (ArbZG) — Beginn/Ende/Pause, Einhaltung der 10h-Obergrenze und 11h-Ruhezeit.
2. Abrechnungsrechtlich (FLS gegenueber Traeger) — nur bestimmte Kategorien sind abrechnungsfaehig; Dokumentationszeiten werden pro Klient aufgeteilt.
3. Organisatorisch (Lohnbuchhaltung, Urlaubs-/Krankheitssalden, Schichtabgleich) — wer war wann wo.

Ohne strukturierte Zeiterfassung werden alle drei entweder vergessen oder inkonsistent gefuehrt (Excel fuer Lohn, Word-Dokumentation fuer FLS, Papier fuer Arbeitszeit). Die App buendelt alles in einer Eingabe — der Mitarbeiter macht einen Eintrag mit Taetigkeitstyp, Start/Ende und optionaler Klientenzuordnung; das System leitet alle drei Sichten automatisch ab.

Konkretes Szenario: Ein normaler Arbeitstag von Mitarbeiter Tom

07:55 Uhr. Tom betritt die Einrichtung, tippt in der App Arbeitszeit → Start:

• Taetigkeit: Betreuung
• Klient: Herr K.
• (Startzeit wird automatisch gesetzt)

09:30 Uhr. Herr K. hat seinen Termin beim Arzt. Tom beendet den Klienten-Eintrag (Stop). System speichert: 1h 35min Betreuung bei Herrn K.

Tom startet sofort einen neuen Eintrag:

• Taetigkeit: Dokumentation
• Klient-Aufteilung: Herr K. 70 %, Frau L. 30 % (Tom hat Verlaufsbericht beider Klienten zu aktualisieren)

11:00 Uhr. Teamsitzung:

• Taetigkeit: Teamsitzung
• Kein Klient (organisationsbezogen)

12:00 Uhr — 12:30 Uhr. Mittagspause. Tom klickt Pause → System unterbricht die Zeiterfassung.

12:30 Uhr. Weiter mit Klienten: Betreuung bei Frau L.

15:15 Uhr. Fahrt zu Herrn K.s Zahnarzt:

• Taetigkeit: Fahrt
• Klient: Herr K.

15:45 Uhr. Ankunft, Termin:

• Taetigkeit: Betreuung

16:30 Uhr. Feierabend. Stop.

Was die App im Hintergrund berechnet:

Abrechnungs-Sicht	Stunden
Arbeitszeit heute (brutto)	8,5 h
Minus Pause	0,5 h
Ist-Zeit gesamt	8,0 h
Davon FLS-relevant: Betreuung + Dokumentation + Fahrt	6,25 h
Davon nicht FLS: Teamsitzung	1,75 h
Anteil Herr K. (aus Kategorien + Aufteilungen)	4,1 h
Anteil Frau L.	2,15 h

Am Monatsende wandert 4,1 h × FLS-Satz in die Rechnung fuer Herrn K., 2,15 h × FLS-Satz fuer Frau L. Die 1,75 h Teamsitzung werden nicht abgerechnet — sie sind im Stundensatz eingepreist. Aber sie stehen auf Toms Lohnnachweis.

Die drei Sichten auf einen Arbeitszeit-Eintrag

flowchart TB
    E[Arbeitszeit-Eintrag<br/>Tom, 08:00-11:30<br/>Betreuung bei Herr K.]

    E --> A[Arbeitsrecht-Sicht]
    E --> F[FLS-Sicht]
    E --> L[Lohn-Sicht]

    A --> AP[Brutto 3,5h]
    A --> AC[ArbZG-Check:<br/>unter 10h? Ruhezeit?]
    AP --> AZN[Monats-Zeitnachweis]

    F --> FK[Kategorie abrechenbar?<br/>ja bei Betreuung]
    F --> FZ[Zuordnung Klient Herr K.]
    FK --> FLS[FLS-Abrechnung]
    FZ --> FLS

    L --> LM[Lohn-Multiplier nach Schichttyp]
    L --> LP[Pauseabzug]
    LM --> LOHN[Lohnbuchhaltung]
    LP --> LOHN

Taetigkeitstypen im Detail

Die Kategorisierung ist nicht kosmetisch — sie ist abrechnungs- entscheidend:

Typ	FLS-relevant	Klient-Pflicht	Typisch wann
Betreuung	ja	ja	Direkter Klientenkontakt
Buero (mit Fallbezug)	ja	ja (ggf. Aufteilung)	Email an Sozialamt, Telefonat
Dokumentation	ja	ja (ggf. Aufteilung)	Verlaufsbericht, Pflegedoku
Fahrt	bundeslaender-spezifisch	ja	Klient-bezogene Fahrt
Verwaltung	nein	nein	Buero ohne Fallbezug
Fortbildung	nein	nein	Schulung, Weiterbildung
Teamsitzung	nein	nein	Interne Besprechung
Sonstige	nein	Freitext	Alles andere

ArbZG-Konflikt-Check automatisch

Beim Speichern eines Eintrags prueft die App gegen die relevanten Paragraphen:

Regel	Was geprueft wird	Wirkung
§3 ArbZG (taegliche Hoechstzeit)	Eintrag + bestehende Zeiten dieses Tages > 10 h?	Warnung
§5 ArbZG (Ruhezeit)	Weniger als 11 h zwischen Ende gestern und Beginn heute?	Warnung
§4 ArbZG (Pausen)	Mehr als 6 h ohne dokumentierte Pause?	Warnung
Doppelbelegung	Zeitueberschneidung mit bestehender Zeit?	Blockiert

Teamleitung sieht im Dashboard bundeslaenderweit die Mitarbeiter, die diese Warnungen produzieren — als Grundlage fuer Dienstplananpassungen.

Automatische Berechnung der Kennzahlen

Die App berechnet aus dem Roh-Log:

• Arbeitszeit-Dauer: Ende - Start (Brutto).
• Pause eines Tages: Summe der Pausen-Segmente.
• Netto-Arbeitszeit: Brutto − Pause (Dezimal).
• Monats-Soll aus Wochenarbeitszeit × Arbeitstage.
• Saldo: Ist − Soll (Plusstunden-Konto).
• FLS-Summe pro Klient: aus abrechnungsfaehigen Kategorien + Klient-Aufteilungen.
• Ueberstunden: Ist > Soll mit Zuschlagsfaktor (je nach Schichttyp, siehe Dienstplan).

Rechtlicher Hintergrund

• §3 ArbZG — Arbeitszeit max. 8 h werktaeglich, ausnahmsweise 10 h, mit Ausgleich binnen 6 Monaten.
• §4 ArbZG — mindestens 30 min Pause bei > 6 h, 45 min bei > 9 h.
• §5 ArbZG — mind. 11 h ununterbrochene Ruhezeit zwischen zwei Arbeitsschichten.
• §16 ArbZG — Aufzeichnungspflicht: Arbeitszeit muss dokumentiert werden und mindestens 2 Jahre aufbewahrt.
• §87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG — Betriebsrat hat Mitbestimmungsrecht bei Zeiterfassungssystemen; die Einrichtungs-Einstellung muss entsprechend abgestimmt sein.
• EuGH-Urteil C-55/18 (2019) — Arbeitgeber sind zur objektiven, verlaesslichen und zugaenglichen Zeiterfassung aller Mitarbeiter verpflichtet.

Arbeitszeit-Eintrag

Feld	Beschreibung
Datum	Tag der Arbeitszeit
Startzeit	Beginn der Taetigkeit
Endzeit	Ende der Taetigkeit
Taetigkeit	Art der Taetigkeit (siehe unten)
Notizen	Optionale Anmerkungen
Klient	Optionale Klienten-Verknuepfung
Termin	Optionale Termin-Verknuepfung

Taetigkeitstypen

Typ	Beschreibung
Betreuung	Direkte Betreuungsarbeit
Buero	Bueroarbeit und Verwaltung
Fahrt	Fahrzeit zwischen Standorten
Dokumentation	Dokumentationsarbeit
Verwaltung	Administrative Taetigkeiten
Fortbildung	Weiterbildung
Teamsitzung	Teambesprechungen
Sonstige	Andere Taetigkeiten

Zusaetzlich gibt es vordefinierte Taetigkeitsbezeichnungen fuer Eingliederungshilfe und Familienhilfe.

Automatische Berechnung

• Arbeitszeit (Dauer): Differenz zwischen Start- und Endzeit
• Arbeitsstunden (Dezimal): Dauer als Dezimalzahl fuer Berichte

Statistiken

Der Arbeitszeit-Tab zeigt:

• Geleistete Stunden pro Zeitraum
• Verteilung nach Taetigkeitstyp
• Soll/Ist-Vergleich basierend auf der eingestellten Wochenarbeitszeit (Standard: 40 Stunden)

Export

Arbeitszeitdaten koennen als CSV oder JSON exportiert werden. Der Export enthaelt alle erfassten Felder inklusive verknuepfter Klienten und Termine.