Termine und Kalender¶

Funktionsweise im Detail¶

Das Problem, das wir loesen¶

Ein Termin in der Eingliederungshilfe ist kein reines Kalender- eintrag. Er traegt vier unterschiedliche Bedeutungen gleichzeitig:

Geplante Leistung gegenueber dem Klient (Hilfeplan-Umsetzung)
Abrechnungsgrundlage gegenueber dem Kostentraeger (FLS-Stunde)
Dokumentationspflicht im Sinne der Wirksamkeitsmessung (was wurde gearbeitet, an welchem Ziel)
Teamorganisation (Wer ist wann bei welchem Klienten — Schicht, Vertretungsregel, Ausfall)

Wuerde ein Termin nur in einem Kalender-Programm stehen, gingen Punkte 2-4 verloren. Der FEGH-Termin verbindet alle vier: Er startet als Kalenderkarte, liefert im Anschluss Arbeitszeit (falls stattgefunden), erzeugt die Abrechnungsgrundlage und verknuepft sich mit dem Teilhabeziel, zu dem er beigetragen hat.

Konkretes Szenario: Woche von Mitarbeiterin Mia¶

Montag 10:00-11:30 — Regelmaessige Begleitung Herr K. bei Einkauf (Teilhabeziel: "eigenstaendiges Einkaufen wiedererlernen").

Mia legt den Termin an:

Klient: Herr K.
Datum: Mo 10:00-11:30
Art: Kliententermin (FLS-relevant)
Ort: Supermarkt Alexanderplatz
Verknuepftes Ziel: ICF d620 - Gueter des taeglichen Bedarfs

Montag 11:30 kehrt Mia zurueck. Sie markiert den Termin als stattgefunden und traegt in den Verlaufsbericht ein: "Kassenzone noch herausfordernd, naechstes Mal gezielt Kassenablauf ueben." Der Termin fliesst jetzt automatisch:

In die FLS-Berechnung (1,5 h × Stundensatz an das Sozialamt)
In die Wirkungsmessung (naechste GAS-Messung wird um 1 hoch- gesetzt, weil Teilziel erreicht: "Herr K. waehlt Produkte selbststaendig")
In den Verlaufsbericht (fuer Hilfeplan-Konferenz)
In Mias Arbeitszeit (1,5 h Betreuung)

Dienstag 14:00-15:00 — Mia ist krank. Sie markiert den Termin als abgesagt, Grund: "Mitarbeiter krank". Vertreter 1 (Lars) bekommt eine Benachrichtigung und uebernimmt bei akutem Bedarf; ansonsten wird der Termin neu terminiert.

Mittwoch 09:00 — Herr K. hat Zahnarzttermin. Mia legt einen Klientenabwesenheit an (keine Leistung, wirkt als Information fuers Team), kein FLS-relevanter Termin.

Donnerstag 14:00-17:00 — Fallkonferenz fuer Frau L. mit Sozialamt und Betreuer:

Klient: Frau L.
Art: Buero mit Fallbezug (FLS-relevant)
Verknuepfung: Teilhabeplan-Konferenz

Freitag 10:00 — Teamsitzung intern:

Kein Klient
Art: Teamsitzung (nicht FLS-relevant, aber Arbeitszeit)

Am Monatsende:

FLS-Summe fuer Herrn K.: 1,5 h (Mo) + evtl. weitere Termine
FLS-Summe fuer Frau L.: 3 h (Do) + …
Termine Mias mit Verknuepfung zu Herrn K.s Zielen erscheinen im Wirksamkeitsbericht, wenn sie GAS-Messungen ausloesen.

Ein Termin — vier Datenfluesse¶

flowchart LR
    T[Termin<br/>Mo 10:00-11:30<br/>Herr K.<br/>Kliententermin]

    T --> A[Arbeitszeit<br/>1,5h Betreuung]
    T --> F[FLS-Abrechnung<br/>1,5h x 52 EUR]
    T --> W[Wirkungsmessung<br/>GAS-Update Ziel d620]
    T --> V[Verlaufsbericht<br/>Text fuer Hilfeplan]

    A -.speist.-> MA[Monats-Zeitnachweis]
    F -.speist.-> R[XRechnung an Sozialamt]
    W -.speist.-> JB[Jahres-Wirksamkeitsbericht]
    V -.speist.-> HP[Hilfeplan-Konferenz]

Wiederholungstermine und Serien¶

Regelmaessige Termine (z. B. jeden Montag 10-11:30) werden als Serie angelegt:

Muster waehlen: taeglich / woechentlich / monatlich / individuell
Ausnahmen: einzelne Termine koennen aus der Serie gestrichen oder angepasst werden, ohne die ganze Serie zu beruehren
Ende: konkretes Datum oder "bis auf Weiteres"
Beim Loeschen wird gefragt: nur dieses Vorkommen, alle zukuenftigen, gesamte Serie

Abrechnungs-Sicht der Termine¶

Die Termine sind die Primaerquelle der FLS-Abrechnung. Der Monatslauf aggregiert alle Termine eines Zeitraums nach:

Kostentraeger des Klienten
Klient
Abrechenbare Kategorien (siehe Arbeitszeit-Taetigkeitstypen)

Ein Termin ohne Klient-Verknuepfung kann nicht abgerechnet werden — deshalb warnt die App, wenn Kategorie = "Kliententermin" aber kein Klient ausgewaehlt.

Ueberlappungs-Handling¶

Ueberlappende Termine sind manchmal legitim (Doppelbesetzung bei komplexen Faellen, Vertreter + Hauptbetreuer zusammen) und manchmal Fehler (Mitarbeiter hat bei zwei Klienten gleichzeitig eingetragen). Die App zeigt Ueberlappungen visuell (mehrspaltig nebeneinander im Kalender) und warnt beim Speichern, blockt aber nicht.

Rechtlicher Hintergrund¶

§121 SGB IX — Teilhabeplan als Grundlage; Termine implementieren die Teilhabeplan-Schritte.
§36b SGB IX (neu seit BTHG) — Dokumentationspflichten im Rahmen der Gesamtplanung.
Art. 5 DSGVO — Termine enthalten personenbezogene Daten (Klient + Mitarbeiter). Aufbewahrungsfrist 3 Jahre; nach Abschluss der Hilfe nur mit Einwilligung laenger.

Kalenderansicht¶

Der Kalender zeigt Termine in einer Wochen- oder Monatsansicht mit folgenden Features:

Farbkodierte Klienten (24 einzigartige Farben)
Ueberlappende Termine mit mehrspaltiger Darstellung
Praezise Zeitpositionierung (80px pro Stunde)
Klienten-Farbelegende
Animierter Seitenaufbau (Staggered Animations)

Termin erstellen¶

Ein neuer Termin kann ueber den "+"-Button auf dem Dashboard oder im Kalender erstellt werden.

Berechtigung

Termine erstellen koennen alle Mitarbeiter und Teamleitungen. Pruefer (Auditor) haben nur Lesezugriff.

Termin-Felder¶

Feld	Beschreibung
Klient	Zugeordneter Klient
Datum	Termin-Datum
Startzeit / Endzeit	Zeitraum des Termins
Termin-Art	Typ des Termins (siehe unten)
Notizen	Freitext-Dokumentation
Aufgezeichneter Text	Spracherkennung-Transkript (falls verfuegbar)
Berufsgruppe	Berufliche Zuordnung des Mitarbeiters
Eingliederung	Art der Eingliederung

Termin-Arten¶

Art	Beschreibung
Kliententermin	Direkte Arbeit mit dem Klienten
Buero	Bueroarbeit
Dokumentation	Dokumentationszeit
Supervision	Supervision
Teamsitzung	Teambesprechung
Fortbildung	Weiterbildung
Fahrtzeit	Fahrzeit (verknuepfbar mit Fahrweg-Datensatz)
Sonstige	Andere Taetigkeiten

Indirekte Termine¶

Bei indirekten Terminen (z.B. Buero, Teamsitzung) kann die Zeit auf mehrere Klienten aufgeteilt werden ueber das Feld clientAllocations.

Zielverknuepfung¶

Termine koennen mit TIB-Zielen und ICF-Bereichen verknuepft werden. Fuer jedes Ziel kann eine Minutenzahl angegeben werden (tibZielMinuten), um die Zeitverteilung pro Ziel zu dokumentieren.

Fahrwege¶

Hin- und Rueckfahrten koennen mit Fahrweg-Datensaetzen verknuepft werden (fahrwegHinId, fahrwegRueckId). Fahrwege erfassen:

Start- und Zielstandort
Distanz in Kilometern
Verknuepfung mit Termin und Klient

Die Distanzberechnung kann optional ueber die OpenRouteService API automatisiert werden. Berechnete Distanzen werden gecacht.

Termindetails¶

Ein Klick auf einen Termin oeffnet die Detailansicht mit allen Feldern und verknuepften Fahrwegen.

Dokumentationsuebersicht¶

Der Tab "Dokumentation" zeigt alle Termine chronologisch mit Volltextsuche. Dokumentationen koennen kopiert und durchsucht werden.