Einstellungen¶

Funktionsweise im Detail¶

Das Problem, das wir loesen¶

Die App bedient sehr unterschiedliche Einrichtungen: kleine Wohngruppen mit 3 Mitarbeitern genauso wie mittelgrosse Traeger mit 50 Mitarbeitern und mehreren Standorten. Jede Einrichtung hat eigene Stundensaetze, eigene Kalkulationsfaktoren, eigenes Bundesland, eigene Urlaubsregelungen.

Ohne zentrale Einstellungen muesste jeder dieser Werte an jeder Stelle im Code stehen — Folge: Updates gelten nicht, Defaults sind falsch, Einstellungen widersprechen sich. Der Einstellungs-Screen buendelt alle organisationsweiten und persoenlichen Parameter an einer Stelle und sorgt dafuer, dass andere Module sie konsistent abfragen.

Zwei Ebenen: persoenlich vs. organisationsweit¶

Ebene	Wer setzt	Beispiele
Persoenlich	Mitarbeiter selbst	Name, Dunkelmodus, Wochenarbeitszeit, Zwei-Faktor
Organisation	Admin	Bundesland, FLS-Stundensatz, Kalkulationsfaktor, Leistungstyp-Default
Geraete-lokal	automatisch	Cloud-Zugang, Session-Tokens, Recovery-Material

Persoenliche Einstellungen gelten nur fuer den aktuellen Mitarbeiter auf dem aktuellen Geraet. Organisations-Einstellungen werden ueber die Cloud verteilt und gelten fuer alle — die App laedt sie bei jedem Sync-Zyklus neu. Geraete-lokale Einstellungen kommen nie in die Cloud (sie enthalten Keys/Tokens).

Konkretes Szenario: Einrichtung wechselt Kostentraeger-Vertrag¶

Die Traeger-Einrichtung "Assistenz gGmbH" hat seit 2026 einen neuen Rahmenvertrag mit dem Land Berlin. Wirksam ab 01. April 2026:

Stundensatz steigt von 52,00 auf 54,50 EUR
Kalkulationsfaktor bleibt 1,33

01. April, Admin Anja passt an.

Einstellungen → FLS-Kalkulation
Stundensatz: 54,50 setzen
Speichern
Audit-Event settings.updated mit alt=52,00, neu=54,50 wird geschrieben.

Was automatisch passiert:

Alle neu erstellten Rechnungen ab heute nutzen 54,50 EUR.
Bestehende Rechnungen bleiben unberuehrt (sie haben den Stundensatz bereits festgeschrieben — Aenderung waere GoBD- Verstoss).
Klienten mit einem stundensatzOverride werden NICHT beruehrt — dort gelten die individuell ausgehandelten Saetze weiter.

Zwei Minuten spaeter loggt sich Mitarbeiterin Mia auf ihrem Tablet ein: Beim naechsten Cloud-Sync laedt ihr Geraet die neue Stundensatz-Einstellung. Sie bemerkt nichts — die naechste Rechnung, die sie erzeugt, nutzt schon 54,50.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP)¶

Optional. Schuetzt gegen:

Tablet gestohlen: der Dieb kennt das Entsperr-Passwort nicht; App verlangt TOTP beim Start.
Recovery-Code kompromittiert: zweiter Faktor blockiert Recovery-Misbrauch.

Einrichtung:

Einstellungen → Zugriffsstatus → 2FA einrichten
QR-Code mit Authenticator-App scannen (Google Authenticator, Authy, 1Password, Bitwarden, KeePassXC-Plugin alle ok).
Testen: 6-stelliger Code eingeben.
Backup-Codes ausdrucken und sicher verwahren — falls das Handy weg ist.

Der TOTP-Standard (RFC 6238) nutzt 30-sekuendige Zeitfenster, d. h. das Geraet und die App-Uhr muessen synchron sein (bis ±60 s ok).

Rechtlicher Hintergrund¶

§146 Abs. 4 AO / GoBD — einmal erzeugte Rechnungs-Stundensaetze duerfen nicht rueckwirkend geaendert werden.
Art. 32 DSGVO — angemessene Sicherheit durch technische und organisatorische Massnahmen. 2FA ist eine solche TOM.
Betriebsrats-Mitbestimmung — zentrale Einstellungen zur Arbeitszeiterfassung (Wochenarbeitszeit-Default, Urlaubstage) unterliegen §87 BetrVG.

Zugriffsstatus¶

Zeigt die aktuelle Konfiguration:

Organisation: Organisations-ID
Team: Team-ID oder "Admin-Modus (kein Team)"
Rolle: Organisations-Admin, PV-Admin, Teamleitung, Mitarbeiter oder Pruefer
Zwei-Faktor-Authentifizierung: Aktiviert/Nicht eingerichtet (mit Einrichten-Button)
Meine Berechtigungen: Aufklappbare Liste aller Rechte der aktuellen Rolle

Benutzerprofil¶

Name und Vorname
Berufsgruppe
Wochenarbeitszeit (Standard: 40 Stunden)
Urlaubstage (Standard: 30 Tage)
Buero-Standort (Standard-Startort fuer Fahrwege)

Darstellung¶

Dunkelmodus ein/aus
Sprache (Deutsch)
Kalender-Schluesselwoerter (fuer Terminfilterung)

FLS-Kalkulation¶

Globale Einstellungen fuer die Fachleistungsstunden-Berechnung:

Einstellung	Standard	Beschreibung
Kalkulationsfaktor	1,33	Nur informativ - Verhaeltnis Gesamtarbeitszeit zu Kontaktzeit. Bereits im Stundensatz eingepreist, darf nicht zusaetzlich auf Rechnungen angewendet werden.
Stundensatz	40,00 EUR	Verguetung pro abgerechneter Fachleistungsstunde (aus §125-Vereinbarung)

Diese Werte koennen pro Klient ueberschrieben werden (kalkulationsfaktorOverride, stundensatzOverride).

Rechnungssteller-Daten¶

Pflichtangaben fuer XRechnung / §14 UStG. Ohne diese Daten kann keine rechtsguetige Rechnung erzeugt werden.

Feld	Pflicht	Beschreibung
Name des Leistungserbringers	ja	Firmenname bzw. Traegerbezeichnung
Strasse, PLZ, Ort	ja	Vollstaendige Anschrift
USt-IdNr.	bedingt	Bei Umsatzsteuerpflicht; bei §4 UStG-Befreiung Steuernummer
Steuernummer	bedingt	Alternativ zur USt-IdNr.
Einrichtungs-IK	empfohlen	Institutionskennzeichen der SV fuer Sozialleistungstraeger
IBAN / BIC / Kontoinhaber	ja	Zahlungsweg auf der Rechnung
E-Mail / Telefon	empfohlen	Kontaktdaten fuer Rueckfragen des Kostentraegers

Statusbadge im Einstellungen-Screen: gruen, wenn alle Pflichtangaben vollstaendig; rot sonst. Ein Klick oeffnet den Bearbeiten-Dialog.

Cloud-Sync (HiDrive / Nextcloud / ownCloud / WebDAV)¶

Provider-Typ (HiDrive / Nextcloud / ownCloud / WebDAV)
Benutzername und App-Passwort
Organisations-ID
Team-ID
Sync-Passphrase (optional, fuer zusaetzliche Verschluesselung)
Root-Unterordner (z.B. "Gemeinsam/Eingliederungshilfe")
Verbindungstest

Backup¶

Automatisches Backup: Ein/Aus, Intervall in Tagen (Standard: 7)
Manuelles Backup: Export aller Daten als verschluesselte Datei
Backup wiederherstellen: Import einer Backup-Datei

Datenverwaltung¶

Datenstatistik: Anzahl Klienten und Termine
DSGVO-Export (Art. 20): Vollstaendiger Datenexport, optional passwortgeschuetzt
Alle Daten loeschen: Unwiderrufliche Loeschung mit Bestaetigungscode (Crypto-Erasure)

Sicherheit¶

Biometrische Authentifizierung ein/aus
TOTP Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten/deaktivieren
Entwicklermodus-Status (nur im Debug-Build)